Antes de la pandemia, el 60% de abogados consultados en el estudio de la firma F&B Consultores nunca había trabajado de manera remota. Hoy en día, podría decirse que la mayoría ha experimentado esta forma de ejercer su profesión por lo menos una vez durante los últimos dos años y, como consecuencia, la situación ha contribuido a acelerar la transformación digital de los despachos en toda Hispanoamérica.
Lo anterior podría considerarse como algo positivo, aunque también ha traído sus desafíos: para algunos ha sido ha sido difícil integrarse a las dinámicas de trabajo del bufete y para otros ha sido un reto mantener la disciplina y la motivación para cumplir con las obligaciones del día a día. Es por eso que en esta edición traemos cinco consejos para mejorar el trabajo remoto de las firmas de abogados; una especie de guía general que puede hacer el trabajo más llevadero para todos los miembros del equipo sin dejar de lado la productividad y la eficiencia.
Establece un plan de trabajo remoto y comunícalo
Ya sea que tu firma adopte un modelo híbrido de trabajo o completamente remoto, primero es necesario elaborar un plan. En este se deben definir cuáles serán los canales de comunicación a utilizar, cómo se llevarán a cabo las reuniones y cuál será la frecuencia del contacto con clientes, entre otros detalles. Una vez se hayan aclarado estas cuestiones, puedes enviar un email a todo el equipo (y a los clientes) para comunicar los cambios y dejar claras las expectativas para todos los involucrados.
Hay que tener en cuenta que si se cancelan todos los encuentros presenciales, debes anunciarlo con anticipación para que las personas puedan hacer los planes necesarios. Igualmente, puedes facilitar la transición a las reuniones virtuales al agregar enlaces a la sección de notas de las invitaciones en la aplicación de calendario.
Asegúrate de tener una buena conexión a internet
El éxito del trabajo remoto depende casi exclusivamente de una buena conexión a internet. Antes de adoptar esta forma de trabajo, es necesario asegurarse de que tanto tú como todo tu personal están equipados con una señal lo suficientemente fuerte como para hacer videollamadas o mantenerse conectados al chat de la oficina.
Para muchas personas, el trabajo remoto ha presentado la oportunidad de ejercer sus labores desde regiones exóticas o para vivir en el campo, sitios que generalmente no cuentan con la mejor cobertura. Una solución a este problema es utilizar tu móvil como router o punto de conexión Wi-Fi para mantenerte en línea.
Almacena todos los documentos en la nube
Si necesitas colaborar con clientes, personal y colegas en documentos legales, estos deberían estar almacenados en la nube para que todos tengan acceso a ellos y puedan trabajarlos en tiempo real. Además de esta ventaja, el almacenamiento en la nube representa mayor seguridad para tu información, más flexibilidad, facilidades para crecer tu despacho y una mejor experiencia para tus clientes.
El traslado de toda la información de tu firma a un sistema basado en la nube puede darse de manera fácil y rápida, aún si algunos miembros del equipo siguen utilizando documentos almacenados en sus equipos. Con el tiempo, este cambio ahorrará tiempo y aumentará la eficiencia ya que no tendrán que invertir tiempo en solucionar problemas con las redes privadas o VPN.
Establece un horario y controla el tiempo
Continuar con una rutina diaria desde casa puede ser complicado. Para esto, recomendamos elaborar un cronograma diario con todas las tareas y establecer horas para realizarlas. La mejor manera de llevar un control para ti y para tu equipo es a través de una herramienta que permita contabilizar el tiempo con relación a las actividades que realizas todos los días.
De esta manera tendrás una noción más clara sobre cuánto te demoras en cada tarea, en qué inviertes tu tiempo, cuáles clientes son más demandantes y dónde puedes hacer ajustes para hacer los procesos más rápidos. Un software que integre esta funcionalidad junto con todas las demás necesarias para un despacho de abogados es la manera más eficiente de utilizarla.
Hacerse con las herramientas correctas
Tener a la mano los instrumentos correctos es crucial para el éxito del trabajo remoto de tus abogados. En este sentido, un software de legaltech basado en la nube es la mejor apuesta porque les permite a todas las personas del equipo tener acceso a los casos, los emails, las cuentas y la facturación desde cualquier parte y en cualquier momento.
Además, es una ayuda que aumenta la eficiencia y productividad de los despachos porque integra todas las funcionalidades que los abogados necesitan y permiten automatizar muchos procesos de modo que los profesionales pueden dedicarse a las labores que valen la pena. Amberlo es una de las opciones más completas que hay en el mercado porque responde a las necesidades de abogados independientes y de grandes firmas.
Si quieres conocer más, contáctanos y podremos discutir tu situación para encontrar la mejor solución. Escríbenos a info@wordpress-1018060-3597905.cloudwaysapps.com o visita nuestra página para más información.
