La transformación digital ha irrumpido en todas las industrias y el sector legal no es la excepción. Según el informe de Wolters Kluwer, El abogado del futuro 2021, el 77% de los profesionales encuestados resalta la importancia de la tecnología legal para los años venideros. Y esta tendencia cobija a todo el sistema legal, pues los organismos que administran la justicia, así como los centros de documentación nacionales y hasta los diferentes entes legislativos, se han visto obligados a adoptar nuevos desarrollos.

Así, si los bufetes están inmersos en un sistema que ha dado pasos agigantados durante los últimos dos años hacia la transformación, esta debería convertirse en una prioridad para ellos. De lo contrario, arriesgan volverse menos competitivos a los ojos de los clientes y, mientras más pasa el tiempo, más difícil será cambiar.

El primer paso que deben dar las firmas para adaptarse a las nuevas circunstancias es digitalizar sus bufetes. Esta consiste en el traslado de toda la información relacionada con la operación de los abogados de un formato físico a uno digital. Se incluyen datos de clientes; documentos como contratos, actas, acuerdos, etc.; o protocolos dentro de las firmas. Todo lo que permita, más adelante, crear una cultura digital con procesos y trámites completamente virtuales. 

El primer beneficio que esto les trae, y el más evidente, es la reducción en el uso del papel y en la generación de residuos; una de las prácticas amigables con el medio ambiente más sencillas de implementar. Sin embargo, esta no es la única. Sigue leyendo para conocer todas las ventajas que trae digitalizar tu bufete de abogados.

Información más segura y accesible

Una situación común durante los primeros meses de la crisis sanitaria, cuando había cuarentenas generalizadas, fue la gran dificultad que tuvieron muchos profesionales del derecho para acceder a sus oficinas físicas, donde tenían documentos indispensables para ejercer su labor. De haber tenido todos estos archivos digitalizados y almacenados en la nube, estos inconvenientes se pudieron haber evitado, pues el acceso puede hacerse desde cualquier parte. 

Más allá de esto, los papeles requieren un mantenimiento importante lo cual condiciona dónde y cómo se pueden almacenar o cuándo se pueden consultar. En primer lugar, archivar grandes cantidades de papel requiere un gran espacio físico, lo cual muchos abogados no tienen. En segundo lugar, están las restricciones de tiempo de las oficinas que van en contra de la tendencia del trabajo remoto.

Por otro lado, los impresos se pueden dañar o perder fácilmente si no se manejan con el cuidado adecuado, mientras que los archivos digitales que se almacenan en la nube no corren ese riesgo. Además, la mayoría de sistemas realizan back-ups frecuentes para reducir las posibilidades de pérdida de información. 

Por último, la información que se almacena en programas virtuales cuenta con protocolos de seguridad importantes que la protegen de caer en manos equivocadas, como puede pasar con hojas que se echan a la basura o que se pierden por accidente.

Procesos más eficientes

Más allá de los hechos tangibles, los beneficios de digitalizar tu bufete de abogados impactan la productividad de la oficina. Quizás el más importante es el aumento de la eficiencia en los procesos porque reduce los tiempos, agiliza las actividades y facilita las operaciones. 

Al tener toda la información virtual y en un solo lugar, cualquier miembro del equipo (que tenga la autorización) puede encontrar un archivo fácilmente y acceder a este sin mayores problemas. También permite encontrar información importante rápidamente sin necesidad de leer páginas y páginas en busca de un fragmento o de pasar horas en un archivo para buscar un acta específica. Los buscadores realizan estas en cuestión de segundos.

Además, permite enviar documentos fácilmente entre compañeros de trabajo, clientes o jueces para hacer ediciones, aprobaciones o para mantenerse informados. Esto hace que los tiempos de espera se reduzcan considerablemente, que los costos de mensajería desaparezcan y que el tiempo que se ahorra pueda invertirse en cuestiones más importantes.

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