El SaaS basado en la nube ha desafiado a los bufetes de abogados a pensar en nuevas soluciones más allá del software local. Los bufetes de abogados pueden lanzarse con confianza al futuro del sector si comprenden las ventajas y los pasos necesarios para una transición fluida y eficaz.
A pesar de la reticencia del sector jurídico a adoptar plenamente la tecnología, el mercado de la tecnología jurídica ha crecido rápidamente. Según Zion Market Research, se valoró en aproximadamente 3.245 millones de dólares en 2018 y se espera que se multiplique por diez para 2026. Y una vez que más empresas del sector se den cuenta del valor de los beneficios habilitados por la tecnología, otras se animarán también.
Pero, ¿cómo se saltan los armarios llenos de carpetas y las torpes hojas de Excel? La resistencia del sector a la innovación ha obstaculizado el crecimiento, con equipos poco comprometidos y sin la formación adecuada para manejar el software moderno.
La mejor manera de despejar las dudas sobre el paso a la tecnología digital y a la nube es disipar los mitos, mostrar las ventajas y compartir los pasos necesarios para una transición fluida y eficaz. De este modo, los despachos jurídicos pueden lanzarse con confianza al futuro de la práctica, preparados para asumir todas las ventajas del uso del software de computación en la nube.
El enigma de la ciberseguridad
Al igual que en cualquier industria que maneja información sensible, la seguridad de los datos es una preocupación primordial para cualquier empresa legal. En realidad, la sensación es similar a la de guardar el dinero bajo el colchón en lugar de en el banco por cuestiones de seguridad; aunque los riesgos cibernéticos existen, siempre hay una solución eficaz para prevenirlos. Todos los programas informáticos acaban siendo objeto de ciberamenazas. Las empresas y los desarrolladores de software son los encargados de implementar su arquitectura de ciberseguridad y de decidir cuántas barreras de seguridad van a ejecutar según las necesidades de su producto.
Las empresas de software jurídico suelen obtener la certificación mediante la aplicación de políticas que garantizan a los bufetes de abogados que su actividad en la nube está protegida. Algunas de estas certificaciones son ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27017. Los antivirus, antispyware y los firewalls de hardware son medidas adicionales que un bufete puede tomar para salvaguardar sus operaciones. Sin embargo, tenga la seguridad de que con el software certificado en seguridad, el equipo de TI del proveedor de SaaS responderá por la seguridad de los datos.
La seguridad de los SaaS que operan en la nube también implica el cifrado de extremo a extremo, el cifrado de los datos en reposo (cuando se almacenan en los servidores) y el cifrado en tránsito (mientras viajan del cliente al servidor del proveedor). Además, algunos SaaS operan en la nube a través de servicios web, como Amazon Web Services, que les proporcionan una plataforma para funcionar. Estos servicios de computación en la nube también tienen sistemas de seguridad; por lo tanto, los datos de un bufete de abogados están protegidos en varias capas diferentes.
Costo/Beneficio
Una de las principales razones por las que los abogados no se deciden a cambiar a la tecnología jurídica es la duda sobre el coste y el rendimiento de la inversión. A menudo, los despachos prefieren seguir con sus viejas armas para evitar costes adicionales con el software basado en la nube; sin embargo, saber cómo el software ayudará a recortar y controlar los gastos es el truco. Aunque el mercado se ralentizó después de la pandemia, las empresas que utilizan este servicio siguen registrando un crecimiento anual de los ingresos del 32% en 2021.
La respuesta más directa al dilema del coste frente al beneficio es que las herramientas de automatización de la gestión de la práctica utilizadas en el software jurídico aprovechan la inteligencia artificial (IA). La IA permite a los despachos trabajar de forma más eficiente, evitar la pérdida de horas facturadas y reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas. El uso de la automatización permite a las empresas negociar precios precisos, mostrando el tiempo que lleva cada tarea. De este modo, los gastos del software retornarán en forma de un mejor seguimiento del tiempo, una mejor facturación y más tiempo dedicado a las actividades facturables.
AI: El regalo que no cesa
La IA no se limita a llevar la cuenta de las horas y a calcular las facturas. Otra tarea a la que da soporte es el montaje de documentos, donde se generan documentos a medida rellenando información básica, lo que hace que sea un proceso eficiente con poco espacio para el error humano. Y también hay beneficios para los clientes. La automatización mejora la experiencia del cliente, ya que algunos software jurídicos ofrecen una gestión de la relación con el cliente (CRM) con capacidades de autoservicio. De este modo, los clientes solo tienen que responder a unas pocas preguntas para completar un documento entero.
Además, la IA da un paso más para ahorrar tiempo y costes con la revisión asistida por tecnología (TAR). Este subconjunto aprovecha el aprendizaje automático (ML) para ejecutar tareas complejas, y el desarrollo de estos procesos requiere la ayuda de alguien que introduzca y regule la información que recibe. Por ejemplo, el e-Discovery utiliza el ML para encontrar palabras clave en varios documentos, clasificarlos según su relevancia para el caso y eliminar los duplicados, ahorrando horas e incluso días de trabajo. También se encarga de tareas como la extracción de datos del texto, la identificación de errores, la falta de definiciones y las trampas legales.
Los TAR se basan en gran medida en la codificación predictiva en ML e IA. A pesar de estar en sus primeras etapas, la codificación predictiva también ayuda a filtrar los documentos según el tono, el contexto y el concepto en cuestión de minutos, lo que ahorra a los abogados el tiempo de escudriñar archivos interminables. Sin embargo, esta función necesita una amplia puesta a punto para funcionar eficazmente, lo que hace que sea económicamente viable solo para unos pocos en el sector de la abogacía. A medida que la tecnología avance, será más asequible para los despachos más pequeños aprovechar algunas de estas opciones.
Hacer el cambio con un mínimo esfuerzo
Como resumen preliminar, hay varias soluciones SaaS entre las que elegir con diferentes características y niveles de precios. Los despachos pueden aprovechar los precios en función de sus necesidades, gracias a la escalabilidad de los proveedores de software jurídico y a su rango de precios, lo que lo hace accesible para despachos de todos los tamaños. Asimismo, los proveedores también deben ser claros en cuanto a los cargos y las opciones de pago en función de los servicios solicitados. Tras sopesar estos factores, los despachos jurídicos deben tomar la decisión correcta en función de los proveedores adecuados y del tamaño de las firmas a las que asisten. El cambio debe ser relativamente fácil al seleccionar la opción más conveniente.
La mayoría de los proveedores ofrecen una prueba gratuita, por lo que el cliente puede probar el producto para asegurarse de que cumple sus requisitos incluso antes de tomar una decisión. Empezar con una solución SaaS debería llevar entre un par de horas y unos días, pero no más que eso.
Un punto clave del SaaS basado en la nube es que no requiere hardware de servidor adicional ni un equipo de TI interno, ya que el SaaS proporciona estas herramientas en la nube, ahorrando a las empresas más gastos. Estos equipos de TI no sólo están ahí para ofrecer un producto adecuado a las empresas, sino también para ayudarles en la transición. El proceso puede ser tedioso, por lo que las firmas jurídicas deben apoyarse en los proveedores para que les ayuden en cada paso del camino. De lo contrario, el producto no podrá funcionar correctamente y los departamentos que dependen en gran medida de él quedarán insatisfechos.
Las ventajas del SaaS para las empresas jurídicas son abundantes, y corresponde a los bufetes de abogados examinar todas sus opciones y apostar por la más adecuada. La tecnología jurídica sigue expandiéndose y evolucionando, y con ella, las nuevas herramientas llevarán la práctica jurídica al siguiente nivel, facilitando el trabajo de los abogados en todos los ámbitos.
