Jednym ze sposobów na podniesienie wydajności i skuteczności kancelarii prawnej jest pełna znajomość własnego podmiotu w zakresie mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń związanych z prowadzeniem działań w szeroko rozumianym obszarze usług prawnych. Zwrócenie uwagi na jeden z wymienionych aspektów nie jest skuteczne, ponieważ niedociągnięcia innych są w stanie zniweczyć wszelkie wysiłki naprawcze. Aby osiągnąć zadowalające efekty, należy spojrzeć na całość zagadnienia. Takim narzędziem jest analiza SWOT. Czemu służy i jakie można osiągnąć korzyści? Zapraszamy do lektury.
Czym jest analiza SWOT?
SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats) w wolnym tłumaczeniu oznacza metodę określenia mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń mających wpływ na efektywność przedsiębiorstwa. Dotyczy to zarówno czynników zewnętrznych, jak i wewnętrznych np. zdolność współpracy poszczególnych zespołów lub działów.
W przypadku zagrożeń i szans analizie podlega stan obecny, jak i przyszły. Dopiero pełny wgląd w całość zagadnienia daje podstawę do rzetelnego ustalenia kierunku strategii zarządzania podmiotem gospodarczym, ze szczególnym uwzględnieniem kancelarii prawnych, jako firm ściśle funkcjonujących w życiu społecznym danej grupy. Konkludując, analiza SWOT kancelarii jest skuteczną metodą analizy strategii biznesowej przedsiębiorstwa.
Zagadnienia SWOT:
- Strengths – mocna strony. Szukamy wszystkiego, co stanowi atut kancelarii, dający jej przewagę nad konkurencją. Może to być lokalizacja, wsparcie informatyczne poprzez skuteczne oprogramowanie dla prawników, nietypowe specjalizacje zespołów prawniczych, współpraca z wybitnymi fachowcami itp.;
- Weaknesses – słabe strony, ograniczenia wynikające z niedoborów ludzkich, materiałowych, lokalizacyjnych i komunikacyjnych. Mówiąc o komunikacji, mamy na myśli wymianę informacji na linii klient – kancelaria.
- Opportunities – szanse, które należy wykorzystać w celu wprowadzania korzystnych zmian w przyszłości. Mogą być to np. programy dokształcające pracowników rozszerzające w przyszłości ofertę kancelarii. Jako szansę potraktować należy także pojawienie się nowego, dużego podmiotu gospodarczego, jako klienta.
- Threats – zagrożenia, czyli wszystko, co może wpłynąć negatywnie na rozwój przedsiębiorstwa. W kategorii kancelaria zagrożenia i szanse dopatrujemy się zjawisk zewnętrznych, umiejscowionych poza strukturami kancelarii.
Kancelaria prawna SWOT
Skupiamy się na analizie SWOT w podmiotach prawnych nie bez przyczyny. W odróżnieniu od działalności produkcyjnej, czy nawet prostej usługowej, kancelarie poruszają się w newralgicznych i delikatnych sferach życia społecznego i gospodarczego.
W tej sytuacji niezwykle trudno jest przyjąć konkretne założenia strategiczne i trzymać się ich przez dłuższy czas. Uwarunkowania społeczne ulegają ciągłym zmianom podobnie jak sytuacja legislacyjna. Okresowa analiza ma za zadanie wspomóc zarząd w nadążaniu za tymi zmianami.
Dlaczego kancelaria powinna przeprowadzić analizę SWOT?
Posłużmy się pewnym przykładem, prostym i dzięki temu obrazowym. Podmiot prawny może pochwalić się sukcesami, a mimo to nie cieszy się renomą na rynku usług prawniczych. Działanie intuicyjne w takim wypadku prawdopodobnie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, natomiast z pewnością wpłynie na marnotrawienie czasu oraz zasobów ludzkich.
Dopiero wnikliwa analiza drogi, jaką musi przebyć klient od pierwszego kontaktu, poprzez współpracę z delegowanym prawnikiem, na sali sądowej skończywszy, pozwoli dostrzec ewentualne niedociągnięcia. Wnioski pozwolą wprowadzić stosowne zmiany w planowanej przyszłej strategii firmy. Oczywiście analiza dotyka grupy zagadnień, chcieliśmy w ten sposób wykazać jej istotę i skuteczność.
Pytania, jak założyć własną kancelarię adwokacką? Jak ją skutecznie poprowadzić? To dopiero początek trudnej drogi biznesowej. W późniejszej fazie trzeba odwołać się do działań stricte biznesowych uwzględniających funkcjonowanie szeroko rozumianych mechanizmów rynkowych.
Przykładowa analiza SWOT kancelarii prawnej
Znając już składniki materii, w której przyjdzie nam się poruszać, sprawdźmy, jakich efektów możemy się spodziewać i jaki wpływ na strategię firmy mogą mieć końcowe wnioski?
a) Mocne strony kancelarii
Niewątpliwie poważnym atutem kancelarii jest jej rozpoznawalność na rynku usług prawniczych. Można to osiągnąć poprzez planowane działania budowania świadomości marki, jak i poprzez tworzenie skutecznych zespołów prawniczych.
W kontekście budowania świadomości marki warto zadbać o poprawny przekaz marketingowy, współpracę w formie of counsel z autorytetami w określonych dziedzinach, a także relacje partnerskie z podmiotami wspomagającymi lub uzupełniającymi ofertę kancelarii.
Mocną stroną może być także atrakcyjna i wygodna dla klientów lokalizacja biura, poprawiająca wizerunek oraz prestiż kancelarii. Jakie biuro dla prawnika wybrać? O czym pamiętać szukając lokalizacji? Są to pytania, na które warto znać odpowiedź.
Nie bez znaczenia na ogólny wizerunek firmy ma wysoki poziom zadowolenia pracowników z osiąganych przychodów. Przekłada się to bezpośrednio na efektywność oraz związane z nią zaangażowanie w prowadzone postępowania. W tym kontekście wypada poddać pod rozwagę następujące pytania: Ile kosztują usługi prawne? Jaka jest stawka prawnika i co ma na nią wpływ? W wielu przypadkach jest to czynnik decydujący o współpracy z klientem w odniesieniu do skuteczności kancelarii.
b) Słabe strony kancelarii
W pierwszej kolejności należy wymienić słabą pozycję rynkową kancelarii. Dodajmy, iż jest to sytuacja bardzo niekomfortowa, a także niezwykle trudna do zmiany. Wpływają na to słabe wyniki pracy, drogie usługi, niezadowoleni pracownicy.
Dalej, nieskuteczna strategi rozwoju, bądź jej zupełny brak. Dużym osłabieniem biura jest uzależnienie się od kilku strategicznych klientów. W konsekwencji zaniedbanie dywersyfikacji źródeł przychodu może doprowadzić nawet do upadku kancelarii na skutek rezygnacji klienta z korzystania z usług prawniczych.
Jednym z lekceważonych aspektów obniżających postrzeganie kancelarii na rynku są zaniedbania mentalne oraz technologiczne. Analizując te kwestie, należy pamiętać, że usługi prawne odchodzą od klasycznych form na rzecz zmiany podejścia między innymi do formy kontaktów personalnych, mobilności, oraz wspomagania teleinformatycznego.
Pozostając przy narzędziach informatycznych, nie można nie wspomnieć o pozostających w dyspozycji kancelarii metodach łączności i przechowywania danych. Z uwagi na brak wykwalifikowanego personelu technicznego ds. cyberbezpieczeństwa jakakolwiek awaria lub nawet zniszczenie (pożar) lokalnej infrastruktury może doprowadzić do nieodwracalnych strat, a w konsekwencji upadku przedsiębiorstwa.
W celu poprawienia tego stanu rzeczy partnerzy zarządzający powinni być zainteresowani przeniesieniem danych na serwery w chmurze, uniezależniając się od czynników zewnętrznych, na które nie mają wpływu. Tę i wiele innych możliwości oferuje wspomniane już oprogramowanie dla prawników, mianowicie Amberlo.
c) Szanse kancelarii
Wykorzystanie nowych narzędzi marketingowych i technologicznych w bieżącej działalności są natychmiast zauważane i doceniane, wprowadzają świeżość i wyraźny wzrost zaufania do profesjonalizmu kancelarii.
Związane jest to ze stale rosnącym poziomem cyfryzacji usług prawnych. Analiza SWOT powinna wskazać też możliwości stowarzyszenia się kancelarii z podmiotami partnerskimi, co w prostej linii może doprowadzić do aktywności na rynkach europejskich.
Czynnikiem skutecznie zwiększającym konkurencyjność jest zastosowanie oprogramowania prawnego wspomagającego oraz przyspieszającego procesy zarządzania firmą.
Nie tylko wpływa to na poprawę sytuacji finansowej poprzez szybsze rozliczanie płatności, lecz także zabezpiecza dokumentację, przechowując ją bezpiecznie w chmurze.
Dodatkowym atutem będą w takim wypadku starania dostawcy usług w kontekście dostarczania nowych funkcji oprogramowania oraz ich spersonifikowanie pod kątem indywidualnych potrzeb kancelarii prawnej.
d) Zagrożenia w kancelarii prawnej
Wspomnieliśmy wcześniej, iż zagrożenia poddawane analizie mają swoje potencjalne źródło na zewnątrz, poza strukturami podmiotu. Może to być wzrost aktywności firm konkurencyjnych, brak zleceń, odejście pracowników lub klientów. Nie da się wykluczyć także nieuczciwych praktyk konkurencji, choćby w postaci tworzenia negatywnego PR.
Zakładanie kancelarii SWOT
Przytoczone przykłady nie obejmują całości zjawiska, są to jedynie nieliczne wybrane pozycje. Ich wskazanie miało na celu pokazanie korzyści płynących z takiego rozwiązania.
Biorąc powyższe pod uwagę, powstaje wątpliwość, czy analiza SWOT dotyczy tylko istniejących podmiotów, czy też dobrze jest wdrożyć jej procedurę podczas zakładania nowej kancelarii? Oczywiście pełna analiza w procesie budowy firmy jest niemożliwa z powodu nieistnienia rozwiniętych komórek w przedsiębiorstwie. Trudno jest rozpatrywać coś, czego nie ma.
Nie zmienia to faktu, iż wiele aspektów powinno być zaplanowanych i podejście analityczne pomoże uniknąć błędów. Poza tym taka forma zarządzania umacnia ideę stosowania dobrych i nowoczesnych praktyk w przyszłości. Np. pełna świadomość potrzeb kadrowych oraz uwzględnienie ich w kosztach ułatwi nabór pracowników, dając kancelarii przewagę konkurencyjną już na starcie. Dotyczy to również działów niemerytorycznych.
Analiza SWOT nie jest kolejnym obowiązkiem. To skuteczne narzędzie wspomagające, którego celem jest przysporzenie kancelarii prawnej korzyści. Ważne jest, by wykorzystać je szczerze i rzetelnie.