Coworking dla prawnika – czy wspólna przestrzeń sprawdza się w pracy prawnika?

Coworking dla prawnika – czy wspólna przestrzeń sprawdza się w pracy prawnika?

Niektórzy nie potrafią się skupić, dzieląc przestrzeń biurową z innymi. Często wspólna praca działa motywująco, czasami w takich warunkach rodzi się wspólnota celów integrująca całą grupę. Dodatkowo liczy się czynnik ekonomiczny, nie mniej istotny z punktu widzenia prowadzenia firmy. Nie inaczej jest w przypadku kancelarii prawnych, chociaż w tym przypadku należy wziąć pod uwagę jeszcze inne zagadnienia, charakterystyczne dla zawodu prawnika. Czym jest coworking w kancelarii, jaka jest jego specyfika? Czy ma same zalety, a może wady? Nad tym zastanowimy się wspólnie podczas lektury artykułu.

Czym jest coworking?

Termin pochodzi z języka angielskiego, ponieważ to Wyspy Brytyjskie i Stany zjednoczone uważane są za prekursorów takiego stylu pracy. Ideą coworkingu było zagospodarowanie dużych przestrzeni roboczych, bez kosztownej konieczności tworzenia izolowanych stanowisk pracy. Poprawiało to wzajemną komunikację między pracownikami, ułatwiało kontrolę nad zespołami, i co najważniejsze ograniczało ogólne koszty eksploatacyjne, od wysokości czynszu, po wydatki na energię elektryczną.

Innymi słowy, na jednej wspólnej powierzchni pracuje kilka lub kilkanaście osób, każda z nich wykonuje swoje zadania, korzystając ze wspólnego wyposażenia.

O ile nie jest to krepujące w przypadku dziedzin niewymagających zachowania dyskrecji, o tyle w przypadku prawników sytuacja nie jest już taka prosta. Na szczęście wszyscy zdają sobie sprawę z zasad wynikających z etyki zawodowej, jak choćby warunek zachowania tajemnicy, stąd też utrzymywanie dystansu nie stanowi problemu. Nie zmienia to jednak faktu, iż coworking dla prawnika, obwarowany jest zasadami, których złamanie rodziłoby poważne konsekwencje.

Jakie zalety posiada coworking dla prawnika?

Coworking prawniczy dotyczy głównie młodych prawników, wkraczających dopiero na tę ścieżkę kariery. Postępowania przez nich prowadzone nie są jeszcze na tyle skomplikowane, by wymagały świątyni dumania w postaci własnego gabinetu.

Wspomnieliśmy już o mobilizacji. Widok pracujących koleżanek i kolegów z pewnością działa motywująco. Poza tym ułatwiony kontakt pozwala na swobodną wymianę myśli, np. w celu dopytania o jakiś aspekt prawny. Oczywiście cały czas zachowana jest prywatność klienta. Z tego powodu biuro dla prawnika powinno być otoczone dyskretnymi ściankami, zamontowanymi na blacie, a oprogramowanie dla prawników uniemożliwia dostęp do danych osobom nieupoważnionym.

Praca na wspólnej powierzchni z osobami wyznającymi te same wartości w sferze zawodowej ma jeszcze tę zaletę, iż można spodziewać się należytego szacunku do wykonywanej pracy oraz sprzętu służbowego.

Jakie wady i zagrożenia niesie ze sobą coworking dla prawnika?

Jakie wady i zagrożenia niesie ze sobą coworking dla prawnika?

Priorytetem w szeroko rozumianych zawodach prawniczych jest dyskrecja, zaufanie oraz poprawne relacje z klientem. Coworking prawników nie spełnia niestety powyższych wymogów, trudno o intymny kontakt z osobą poszukującą pomocy, w otoczeniu postronnych pracowników. Ponadto brak prywatności stwarza dyskomfort w przypadku konieczności spokojnej analizy faktów.

Oczywiście inny prawnicy w pełni zdają sobie z tego sprawę, zachowując dyskretny dystans i wstrzemięźliwość w okazywaniu emocji, jednak czasami da się słyszeć czyjąś głośną rozmowę, dźwięk odsuwanego krzesła czy terkot niszczarki do papieru. Nie są to czynniki sprzyjające skupieniu.

Jak mantrę powtarzamy konieczność zachowania tajemnicy, o co w przypadku coworkingu jest niezwykle trudno.

W tym świetle szczególnie istotne jest prawidłowe zadbanie o bezpieczeństwo danych w firmach prawniczych /anchor/.

Ponieważ jest to warunek sine qua non funkcjonowania każdej kancelarii prawnej, warto temu zagadnieniu poświęcić więcej miejsca.

Zaniedbanie zasad bezpieczeństwa może doprowadzić nawet do upadku kancelarii. Uchybienie tajemnicy adwokackiej czy radcowskiej pociąga za sobą konsekwencje prawne, a także zawodowe, z odebraniem prawa wykonywania zawodu włącznie.

Poza tym opinia kancelarii, której nie można powierzyć tajników postępowania, z pewnością nie przysporzy klientów.

Ponadto akty prawne Unii Europejskiej nakładają surowe wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych. Dotyczy to zarówno informacji osobistych, jak i bezpieczeństwa w przestrzeni internetowej.

Tak czy inaczej, poleganie na tradycyjnych magazynach w przypadku przechowywania dokumentacji należy obecnie traktować jako archaizm.

Główne zagrożenia danych:

  • brak blokowania sieci i baz danych;
  • brak szyfrowania;
  • Brak VPN;
  • Brak bezpiecznej chmury;
  • brak stabilizacji łącza.

I wiele innych.

Wszystkie wymienione zagrożenia spotęgowane są obecnością wielu osób w jednym pomieszczeniu i brakiem prywatności.

Aby tego uniknąć, zaleca się wyposażyć kancelarię w dedykowane dla niej oprogramowanie dla prawników, które nie tylko pełni funkcję strażnika firmowych tajemnic, lecz jednocześnie pełni zadania wspomagające codzienną pracę.

Uzyskuje się dzięki temu dostęp do rejestratora czasu pracy, fakturowania usług, konferencji online i kalendarza. Prawnik jest w stałym kontakcie z kancelarią, wszystko odbywa się na bieżąco, w czasie rzeczywistym.

Czy coworking prawniczy jest dobrym rozwiązaniem?

Postęp dotyka nie tylko metod pracy, lecz także sposobów jej wykonywania. Dla osób młodych coworking z pewnością jest formą do zaakceptowania, tym bardziej że staje się ona powszechnie obowiązującą.

Oczywiście taki styl pracy wymaga spełnienia dodatkowych warunków, bez których funkcjonowanie kancelarii prawnej nie byłoby możliwe.

Na pierwszy plan wysuwa się potrzeba aranżacji miejsca przeznaczonego tylko na spotkania z klientami. Nie powinno być ono umiejscowione w ciągach komunikacyjnych, raczej powinno być to miejsce położone gdzieś na uboczu, z dala od biurowego szumu i gwaru. Pokój lub sala konferencyjne powinna podkreślać prestiż firmy, jej powagę oraz profesjonalizm. Jednocześnie należy zadbać, by klient nie czuł się tam przytłoczony, wręcz przeciwnie. Spotkania mają na celu wymianę myśli, a także konsultację, a do tego potrzebna jest odpowiednia atmosfera. Nie ma przy tym konieczności, by klient kierowany był bezpośrednio do sali ogólnej.

W tym samym kontekście należy potraktować obsługę sekretarską. Ma ona niezwykle istotne znaczenie w zakresie budowania wizerunku kancelarii, w pierwszych kontaktach z osobami wkraczającymi do siedziby firmy, jak i w późniejszych etapach współpracy.

W tym miejscu płynnie przechodzimy do tajemnicy korespondencji, którą także zawiaduje sekretariat. Przynajmniej na pierwszym etapie. Jest to tym bardziej trudne, że wszyscy prawnicy znajdują się we wspólnym pomieszczeniu. Osoba dostarczająca korespondencję musi wiedzieć kto i gdzie i zajmuje swoje miejsce, a pisma i listy powinny trafiać bezpośrednio do rąk zainteresowanego.

W tym kontekście ponownie należy wykazać przydatność oprogramowania dla prawników, dzięki któremu wszelkie istotne informacje można kierować w formie elektronicznej bezpośrednio na urządzenie służbowe danego prawnika.

Dedykowana aplikacja nie tylko chroni tajemnice zawodowe, przyczynia się także do oszczędności, wykonując szereg zadań w zastępstwie działów niemerytorycznych. Obsługuje płatności, kontroluje finanse, zajmuje się terminarzem, a nawet na bieżąco analizuje wskaźniki rentowności całego przedsiębiorstwa. Daje to możliwość redukcji zatrudnienia, do liczby osób mających faktyczny wpływ na rozwój przedsiębiorstwa.

Coworking w przyszłości

Biorąc powyższe pod uwagę, można zaryzykować twierdzenie, że coworking prawniczy jest znakiem czasów, symbolem tego, co będzie działo się w przyszłości. Cyfryzacja usług prawniczych staje się codziennością, a coraz większa świadomość techniczna klientów sprzyja kontaktom w formie audiowizualnej.

Maleje potrzeba tworzenia majestatycznych w swojej formie kancelarii prawnych na rzecz zbiorowych i ekonomicznych miejsc wykonywania pracy. Utrzymywanie kosztownych gabinetów traci sens w czasach, kiedy całe biuro mieści się w smartfonie za pośrednictwem bezpiecznej aplikacji oraz danych zapisanych w chmurze.

Być może nadejdą niedługo czasy, kiedy to z prawnikiem po raz pierwszy i ostatni klient spotka się na sali sądowej.

  • Share:
Send a Message