W sferze urzędowej istnieją pewne uniwersalne zasady, do których każdy z nas powinien się dostosować. W szczególności jeśli mówimy o takich kwestiach, jak pisma urzędowe czy też procesowe, które dostarcza się do sądów i innych organów. Jednolite kroje tych pism, użycie odpowiedniej czcionki i formy – to tylko kilka zasadniczych kwestii, o jakich należy wspomnieć w tej materii. W poniższym materiale skupiamy się głównie na tym, jakiego fontu powinno się używać w pismach urzędowych i czym jest czcionka urzędowa.
Czcionka urzędowa – jakim fontem pisać pisma urzędowe i procesowe
Dokumentacja prawnicza czy ogólnie pojęta urzędowa ma to do siebie, że powinna być w miarę spójna. Trudno wyobrazić sobie bowiem sytuację, w której każdy z prawników, urzędników czy też zwykłych petentów dostarcza np. do organu sądowego sformatowane według własnego uznania, kompletnie nieczytelne lub przygotowane bez staranności pismo. To dlatego w każdym tego typu przypadku należy trzymać się podstawowych zasad. O co dokładnie chodzi?
Czcionka urzędowa – o czym dokładnie mowa?
Jest to grupa fontów, które uznaje się za najlepsze jeśli chodzi o pisma urzędowe i procesowe. Używając więc określenia czcionka urzędowa należy mieć na myśli czcionki funkcjonujące powszechnie i wykorzystywane nie tylko w urzędach, które posiadają odpowiednią charakterystykę, aby być wykorzystywane w oficjalnych dokumentach. Czcionki te są dostępne w niemal każdym edytorze tekstu, choć w przypadku niektórych konieczne jest wykupienie licencji. Na szczęście, wśród darmowych fontów znajdzie się kilka takich, które w stu procentach sprawdzą się w przypadku pism urzędowych i procesowych.
Dlaczego właściwy dobór czcionki w dokumencie jest tak istotny?
Pisma urzędowe zasady pisania – przede wszystkim mówi się, że forma oraz jakość sporządzonego pisma mówi wiele o jego autorze. Bardzo często najważniejszym aspektem w sprawach urzędowych jest pierwsze wrażenie i czytelność przekazanego komunikatu, która może wpłynąć na precyzję jego odbioru. Trzymanie się standardowych zasad jeśli chodzi o czcionki urzędowe świadczy także o dobrym przygotowaniu do zawodu prawników oraz marce samej kancelarii. Wbrew pozorom od tego rodzaju detali może zależeć bardzo wiele, a pamiętajmy, że najważniejszy jest zawsze interes reprezentowanych klientów.
Szeryfowe czy bezszeryfowe – jakie czcionki stosować w dokumentach prawnych?
Jaką czcionką pisać pisma – to pytanie pada niezwykle często i warto wskazać tutaj kilka kluczowych aspektów. Wyróżniamy bowiem fonty szeryfowe i bezszeryfowe, a każdy z nich spełnia nieco inną funkcję. Te drugie są pozbawione w swoim kroju wszelkich ozdobników, drugie z kolei sprawiają wrażenie o wiele nowocześniejszych. Jaka czcionka do pism urzędowych? Zarówno w jednej, jak i drugiej grupie znajdziemy fonty, które nadają się do pism urzędowych oraz procesowych, ponieważ posiadają elegancki, stonowany, a przede wszystkim przejrzysty krój. W oficjalnych dokumentach powinno się unikać wszelkiego typu czcionek ozdobnych, ponieważ nie zostanie to odebrane zbyt poważnie. Trzeba wystrzegać się również fontów, które z natury są nieproporcjonalne lub nie przewidują polskich znaków, ponieważ tekst nie wygląda wówczas profesjonalnie, a często sporym wyzwaniem jest jego zrozumienie. Czcionka w pismach prawniczych powinna być dostosowana do danej sytuacji, ale niewątpliwie można w tym obszarze polecić szeryfową Times New Roman, która jest jedną z najpopularniejszych na całym świecie. Prawnicy wskazują też m.in. na font o nazwie Garamond czy Helvetica.
Jaki rozmiar czcionki w dokumentach urzędowych?
Oprócz samej czcionki niezwykle ważne jest to, jakie użyjemy rozmiaru i w jaki sposób sformatujemy przygotowany tekst. Tutaj znów wiele zależy od okoliczności, tego, gdzie adresujemy dokument oraz jaki posiada on charakter i wydźwięk. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie posłużenie się rozmiarem 11 lub 12 punktów, który jest optymalny dla oficjalnych pism. Warto zwrócić także uwagę na wybór interlinii, która zazwyczaj ma wartość 1,5, co czyni tekst przejrzystym. Kolejnym elementem, o który trzeba zadbać, jest margines, który powinien wynosić około 2-3 cm. Pamiętajmy także o tym, aby dzielić cały tekst na akapity, a jeśli zachodzi taka konieczność, każdej z części nadawać osobny śródtytuł. Dzięki temu odbiorca pisma jest w stanie zapoznać się z nim bez żadnych problemów, a my minimalizujemy ryzyko, że dojdzie do jakichkolwiek nieporozumień. Wielu prawników ma także dylemat, czy justować lub wyrównywać tekst? Tę kwestię należy rozważyć indywidualnie, w zależności od tego, w jaki sposób układa się on na stronie.
Czcionka urzędowa a wzory pism
W wielu przypadkach prawnicy wspomagają się gotowymi rozwiązaniami lub różnego rodzaju wzorami, dlatego mogą być pewni, że dobre oprogramowanie dla prawników czy wszelkie generatory pism urzędowych i procesowych posiadają fonty odpowiadające przyjętym standardom. Nie ma jednak wątpliwości, że mimo takich rozwiązań warto kierować się własnym gustem, wiedzą i doświadczeniem. Elektroniczne narzędzia powinny usprawniać pracę i pomagać, a nie zastępować przedstawicieli branży prawniczej.
