Klient kancelarii prawnej chce, by jego sprawą zajmowali się profesjonaliści z najwyższej półki. Podstawowym kryterium oceny przyszłego reprezentanta prawego jest zatem jego prezencja oraz wygląd otoczenia, w którym pracuje. My Polacy mamy nawet swoje przysłowie, które brzmi „jak Cię widzą, tak Cię piszą”. Mówi ono bardzo wiele o naszym sposobie postrzegania otaczającej nas rzeczywistości. Jeśli dodamy do tego emocje towarzyszące osobom odwiedzającym kancelarię prawną, okazuje się, że design w biurze odgrywa niezwykle istotną rolę. Zastanówmy się wspólnie, jak urządzić kancelarię adwokacką, by spełniała ona wszystkie pokładane w niej nadzieje.
Dlaczego design kancelarii prawnej jest istotny?
W Polsce od zawsze zawód prawnika cieszył się wyjątkową estymą. Można nawet zaryzykować twierdzenie, iż dla przeważającej większości naszego społeczeństwa znajomość z przedstawicielem palestry (dawniej tak nazywano ogół osób zajmujących się zastępstwem procesowym) poczytywana jest za zaszczyt i powód do dumy.
Jest zatem rzeczą nie do pomyślenia, by ktoś o tak wysokiej pozycji społecznej urzędował w odrapanym gabinecie przy składanym stoliczku kempingowym. Z tych powodów niezwykle istotne jest pytanie, jakie biuro dla prawnika wybrać? O czym pamiętać szukając lokalizacji?
Jednak nie tylko o prestiż tutaj chodzi. Pamiętajmy, że istotą bytu kancelarii adwokackiej są jej klienci. Z tego powodu aranżując design kancelarii, należy zadbać także o samopoczucie petentów.
Z tych samych powodów warto uwzględnić wygodę zatrudnionych w kancelarii prawników. Przecież ich praca opiera się nie tylko na wysokiej wiedzy merytorycznej. Niezwykle ważną jest też sprawność intelektualna, której nie sprzyjają miejsca skłaniające do rozpraszania uwagi.
Wracając do klientów, doświadczony architekt wnętrz z pewnością zadba o neutralność pomieszczeń przeznaczonych do spotkań i konsultacji. Powinny być one skromnie wyposażone, co nie jest tożsame z ubóstwem.
Po prostu w sali konferencyjnej w pełni wystarczą wygodne krzesła, obszerny stół, rolety podkreślające kolorystykę wnętrza i ewentualnie projektor. Na ścianach umieszczamy niezobowiązujące grafiki. Wieszanie portretów przodków byłoby niewskazane. Oczywiście wszystko to ma służyć określonemu celowi.
Ludzie zwracający się o pomoc prawną przeważnie borykają się z poważnymi problemami. Sednem pracy prawnika jest wydobycie wszystkich istotnych informacji, czemu nie służy atmosfera przepychu i bogactwa.
W takim miejscu klient mógłby poczuć się przytłoczony, co nie sprzyja budowaniu wzajemnego zaufania. W pomieszczeniu skromnie wyposażonym łatwiej jest o wyrażenie empatii i zrozumienia. Łatwiej też jest mówić o sprawach krępujących, a nawet wstydliwych.
Współpracownicy oraz podległe zespoły też będą bardziej skłonne do wykazania własnej inicjatywy i kreatywności podczas rozmów przy wspólnym stole, bez poczucia wywyższenia kogokolwiek. Dobry przełożony jest w stanie wyciągnąć wiele pozytywnych wniosków z tego typu dyskusji. Trust mózgów z pewnością nie zadziała w otoczeniu stylizowanych mebli, inkrustowanych bogato ścian i w otoczeniu pięknych antycznych rzeźb.
Jak wskazują badania, wiele osób nie odczuwa komfortu psychicznego, przebywając w atmosferze nadmiernego przepychu, mimo że skłonne są uznać wysoki kunszt twórców tego typu obiektów.
Design kancelarii wpływa na:
- Ocenę renomy kancelarii prawnej;
- Samopoczucie klientów;
- Samopoczucie pracowników;
- Jakość wykonywanej pracy;
- Wydajność kancelarii.
Nie. W dwóch ostatnich punktach nie ma absolutnie żadnej pomyłki. Była już mowa o tym, że niewłaściwe rozplanowanie przestrzeni roboczej w kancelarii sprzyja dekoncentracji, a to w prostej linii prowadzi do niższej efektywności całej firmy.
Jak dobrać meble do kancelarii prawnej?
Kancelaria adwokacka zatrudniająca pracowników, podobnie jak i inne biura podlega tym samym zasadom funkcjonalnym, określonym nawet odpowiednimi przepisami.
Z tych względów powinny być w niej wydzielone miejsca socjalne, służbowe i reprezentacyjne. Ponieważ nie ma potrzeby łączenia funkcji gabinetów z miejscami spotkań, można w tych pierwszych pozwolić sobie na pewną ekstrawagancję.
Hala pracownicza ogólna
W pomieszczeniach roboczych powinny królować estetyka z myśleniem praktycznym. Biurka mogą zapewniać minimum ochrony sfery prywatnej. Ich konstrukcja powinna być wystarczająca na wygodne rozmieszczenie narzędzi pracy. Ma się tam znaleźć miejsce na bezkolizyjne doprowadzenie sieci internetowej, bez której oprogramowanie dla kancelarii prawnych nie mogłoby sprawnie funkcjonować. Nabywając wyposażenie działów ogólnych, warto pamiętać o ewentualnych przyszłych przemodelowaniach wspólnej przestrzeni. Z tego powodu meble w tej części kancelarii powinny być lekkie, funkcjonalne oraz trwałe.
Sala konferencyjna
W tym przypadku pragmatyzm schodzi na dalszy plan, wypierany przez niekrępującą wygodę, dyskrecję i swobodę. W większości kancelarii prawnych właśnie w sali konferencyjnej zapadają najważniejsze decyzje związane z jej rozwojem. Także tutaj ważą się losy postępowań. Osoby w niej przebywające powinny mieć możliwość pełnej koncentracji na ważkich zagadnieniach, czyli wszystko, co ten proces zakłóca, należy usunąć.
W zupełności wystarczy stół, krzesła, projektor oraz gustowne rolety lub zasłony. Oświetlenie powinno być jasne przy pastelowych kolorach ścian. W ten sposób eliminuje się wrażenie szpitalnej pustki. Poza tym delikatne i łagodne kolory potęgują poczucie bezpieczeństwa i spokoju, tak ważnych dla osób borykających się z problemami natury prawnej.
Zaplecze socjalne
Tutaj mogą królować tworzywa sztuczne mieniące się przeróżnymi barwami. Ważne, by znalazło się miejsce na przechowywanie żywności, spożywanie posiłków, przygotowanie kawy oraz niekrępującą rozmowę o niczym.
Praca prawników nader często obfituje w sytuacje wywołujące stres. Dobrze będzie, jeśli na terenie kancelarii znajdzie się pomieszczenie, w którym pracownik może się odprężyć, uspokoić myśli i zwyczajnie odpocząć.
Wyposażenie z tworzyw nie tylko emanuje pozytywną kolorystyką, jest także łatwe w utrzymaniu higieny oraz lekkie, co niewątpliwie docenią ekipy sprzątające.
Gabinety
Przy założeniu, że w kancelarii funkcjonuje sala konferencyjna, wyposażenie gabinetów będzie prawdopodobnie odzwierciedlać preferencje użytkowników. Byłoby wskazane, gdyby wszystkie utrzymane były w podobnej konwencji, z punktu widzenia stylu panującego w miejscu pracy.
Z powyższego wynika, iż projekt wnętrza kancelarii powinno się powierzyć specjaliście, z uwagi na znajomość aspektów architektonicznych i społecznych.
W jakim stylu urządzić kancelarię prawną?
Wspomnieliśmy już, że wyposażenie kancelarii powinno być dostosowane do konkretnych pomieszczeń, a nie odwrotnie. O tym, jak urządzić kancelarię powinny decydować: zmysł praktyczny, wygoda, a w zaciszu gabinetów elegancja.
Przestrzenie wspólne przeznaczone tylko dla pracowników mogą z powodzeniem być utrzymane w stylu minimalistycznym. Jednym słowem w biurze znajdzie się wszystko, co niezbędne, jednocześnie nie będzie tam niczego, co mogłoby w jakikolwiek sposób przeszkadzać.
W kuchni i pokoju rekreacyjnym sprawdzi się boho. Symfonia barw i fantazyjnych mebli z pewnością pomoże odprężyć się po ciężkiej rozmowie z klientem lub szefem.
W sali konferencyjnej łatwiej będzie się skupić, korzystając z wygody stylu industrialnego z przewagą drewna, szkła i stali.
Dopiero w gabinetach widać, iż urządzanie kancelarii prawnej lepiej powierzyć fachowcom. Styl będzie prawdopodobnie odzwierciedlał zamiłowania i cechy charakteru osób pracującym w danym pomieszczeniu. Począwszy od ciężkiego stylu brytyjskiego, bogatego w wykończenia z drewna i cegły, poprzez vintage, na nowojorskim, wygodnym i eleganckim skończywszy.
O czym pamiętać podczas urządzania kancelarii prawnej?
Kancelaria prawna z reguły jest zbiorowiskiem ludzi charakteryzujących się odmiennymi potrzebami, temperamentem, gustem itd. Z tych powodów aranżacja wnętrz powinna zapewnić wszystkim przynajmniej minimum swobody oraz wygody. Np. przejście do ewentualnej biblioteki nie powinno powodować dyskomfortu współpracowników.
Poza tym planując wykorzystanie przestrzeni, nie wolno zapominać o bezpieczeństwie. W żadnym razie nie należy zastawiać wyjścia ewakuacyjnego, miejsc przechowywania sprzętów ratowniczych oraz głównych wyłączników mediów.
Pamiętajmy, że skupianie się jedynie na formie może nie przynieść oczekiwanych efektów. Ważna jest także atmosfera. Dopiero skuteczne połączenie tych dwóch elementów sprawi, że godziny spędzone w kancelarii wcale nie będą aż tak męczące.
