Jak poprawić organizację w pracy prawnika w kancelarii?

Jak poprawić organizację w pracy prawnika w kancelarii?
Z jednej strony przełożeni wymagają od nas pośpiechu, z drugiej są profesje, w których chwila wyciszenia i zadumy jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu. Te dwie sprzeczności szczególnie dają się zauważyć w kancelariach prawnych, skutecznie obniżając ogólną wydajność zespołów, wprowadzając chaos i poczucie zagubienia. Jest też i dobra wiadomość. Wystarczy zaledwie kilka zmian w organizacji pracy prawnika, wspartych skutecznym oprogramowaniem, by wszelkie kłopoty zniknęły jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Niewiarygodne? A jednak!

Co utrudnia organizację pracy prawnika?

Dajmy się ponieść wyobraźni. Najpierw w oczy wpadają nam sterty papierów na biurku, nieuporządkowanych, nie wiadomo czego dotyczących.

Następnie rzut oka na monitor komputera, by stwierdzić, iż pojawiły się dziesiątki powiadomień, pośród których istotne informacje od klientów przemieszane są z ofertami handlowymi. Segregacja tego wszystkiego z pewnością zajmie sporo czasu, a i tak istnieje ryzyko, że coś ważnego umknie naszej uwadze.

Brak kalendarza nie byłby problemem, gdyby nie fakt przeoczenia ważnych spotkań bądź terminów sądowych. Istnieje jeszcze szansa, że otrzymamy przypomnienie telefoniczne, o ile wcześniej nie dodzwoni się jakiś telemarketer, blokując połączenia od klientów.

Można jeszcze zapisywać wszystko na niewielkich żółtych karteczkach przyklejanych do każdej wolnej przestrzeni, jednak po pewnym czasie i tu wkrada się bałagan. Po prostu ciężko jest zapamiętać, czy na kodeksie postępowania karnego naklejona jest informacja o badaniach okresowych synka, czy też chodzi o termin posiedzenia apelacyjnego sądu.

Przykłady spraw i rzeczy dezorganizujących prowadzenie praktyki prawnej można mnożyć w nieskończoność. Ich liczbę ogranicza jedynie wyobraźnia autora artykułu. Jedno jest pewne, jeżeli w swojej pracy zetknęliście się choćby z jednym z wymienionych przypadków, możecie być pewni, iż nadszedł czas na zmiany, których celem będzie poprawna organizacja pracy prawnika.

Przypomnijmy rzeczy i sprawy utrudniające pracę:

  • bałagan;
  • brak zorganizowania;
  • nadmiar wiadomości;
  • brak terminarza;
  • brak nadzoru nad przebiegiem spraw;
  • dekoncentracja.

I wiele innych.

Jak poprawić organizację pracy prawnika w kancelarii?

Przede wszystkim warto ustalić, iż brak zorganizowania jednej osoby może mieć deprymujący wpływ na pozostałych pracowników kancelarii. Być może nikt oficjalnie nie zwróci na to uwagi, jednak wykonywanie trudnego zawodu prawnika wymaga od każdego członka zespołu uporządkowania, systematyczności oraz zdolności analitycznych w każdej sytuacji. Roztargnienie jednego prawnika zmusza pozostałych do zwiększonej kontroli zdarzeń, dotyczących prowadzonych spraw co w dłuższym czasie doprowadzi do poczucia irytacji i zniecierpliwienia.

Jak pamiętacie, we wstępie wyliczyliśmy masę rzeczy zalegających gabinet bezcelowo i bezproduktywnie.

Poprawa organizacji pracy prawnika wymaga usunięcia wszystkich wymienionych wcześniej, zastępując je nowoczesnymi narzędziami.

Zbędne dokumenty powinny znaleźć się w archiwum, aktualne w segregatorach lub opisanych teczkach. Kontakty uporządkowane, numery z nieznanych źródeł zablokowane, a i na kalendarz znajdzie się sposób.

Innymi słowy, co byście Państwo powiedzieli, gdyby wszystko, co do tej pory zaśmiecało Wasze biuro i umysł, mieściło się w kieszeni lub na ekranie monitora? Tak! To jest możliwe.

Nowoczesne oprogramowanie dla kancelarii prawnych jest w stanie zastąpić sekretariat, magazyn dokumentów, księgową i analityków. Zniknie także potrzeba wieszania na ścianie ogromnego kalendarza lub dźwiganie opasłego notesu w teczce. Wszystko na czas pojawi się w aplikacji dającej sygnał delikatnym dźwiękiem. Można? Można.

Już od teraz Twoja praca może polegać na zajmowaniu się konkretnymi zadaniami, nierozpraszanymi przez natłok informacji przez sprawy niemających nic wspólnego z toczącymi się postępowaniami.

Jak poprawić organizację pracy prawnika w kancelarii?

Jakie narzędzia ułatwią organizację pracy prawnika?

Dlaczego to takie ważne?

Prawo jest dość specyficzną dziedziną naszego życia społecznego i gospodarczego. Dobry prawnik powinien być stale i na bieżąco informowany o wszelkich zmianach legislacyjnych i najważniejszych orzeczeniach najwyższych izb sądowych.

Jego czas jest podzielony między sprawy sądowe, kompletację materiałów i konsultacje z klientami. Nader często odbywa się to kosztem życia prywatnego.

Terminarz 

Tak więc wszystko, co się wydarza w życiu prawników, ma swój czas i cel, a co za tym idzie, podlega pewnej dyscyplinie. Z drugiej strony do kancelarii trafiają osoby zagubione, szukające pomocy. To bardzo ważne, ponieważ klienci są istotą bytu kancelarii prawnych i z tego powodu należy zadbać o odpowiednio dobre relacje międzyludzkie. Zatem nie mam mowy o tym, by spotkanie kolidowało z terminem posiedzenia sądu. W jednym i drugim przypadku któraś ze stron czułaby się zlekceważona. I tu dochodzimy do pierwszej konkluzji wskazującej na potrzebę skutecznego terminarza, dzięki któremu błyskawicznie można zarezerwować wolne terminy na istotne cele. Raz ustalona data będzie później przypominana podczas planowania kolejnych wydarzeń. Oczywiście w stosownym momencie prawnik otrzyma nienachalny monit, przypominający o terminie spotkania, zajęć służbowych czy konsultacji.

Bezpieczeństwo dokumentów 

Omawiając narzędzia do optymalizacji pracy prawnika, nie sposób nie docenić bezpieczeństwa w zakresie przechowywania i dostępu do dokumentów, jakie oferuje Amberlo.

To, co ma jakąkolwiek wartość prawną, musi zostać udokumentowane. Wiąże się to z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa danych. Mowa o zapobieganiu ich zniszczeniu, a także wycieku w niepowołane ręce. Jest to o tyle trudniejsze, że właśnie na dokumentach pracują na co dzień prawnicy.

Możliwość korzystania z wersji elektronicznych zapisanych w chmurze zwalnia kancelarie prawne z utrzymywania kosztownych działów IT oraz wynajmu pomieszczeń na serwerownie. Przypadkowy pożar lub zalanie wodą także nie stanowi zagrożenia dla dorobku kancelarii. Co najwyżej zniszczeniu ulegnie część wyposażenia.

Zarządzanie dokumentami 

Oczywiście wszystkie treści są szyfrowane, a dostęp do nich podlega skrupulatnej autoryzacji. Jaki ma to wpływ na organizację pracy prawnika? Łatwo sobie wyobrazić sytuację, kiedy pracownik kancelarii zostaje zapytany o szczegóły dotyczące danego postępowania. Za pośrednictwem aplikacji natychmiast uzyskuje dostęp do materiałów, dzięki czemu wzmacnia wrażenie swojej kompetencji, podnosząc prestiż reprezentowanego przez siebie miejsca pracy. Aby jeszcze bardziej usprawnić proces obsługi dokumentów, Amberlo umożliwia integrację z Microsoft SharePoint.

Znika czasochłonny proces przeszukiwania archiwów, wszystko jest w zasięgu ręki, wystarczy jedynie podać sygnaturę akt bądź nazwę pliku.

Zarządzanie kontaktami 

Koniec z połączeniami telefonicznymi niewiadomego pochodzenia, koniec ze zgadywaniem kto i w jakim celu szuka kontaktu. Dzięki aplikacji Amberlo istnieje sposób na przyporządkowanie osoby do danego postępowania, dzięki czemu prawnik wie, w jakim celu i sprawie odbywa się rozmowa.

Czas pracy 

Jedną z form rozliczeń z klientami jest udokumentowane wykazanie czasu poświęconego na konkretną sprawę. Nie ma chyba potrzeby udowadniania, o ile wiarygodniejsze będą dokładne wyliczenia aplikacji w odniesieniu do ręcznych notatek wykonanych w notesie. Dodatkowo będzie to także opis wydajności mogący się przysłużyć do wzrostu wynagrodzenia. Wspomniany system pomiaru czasu ma decydujący wpływ także na inne istotne działania.

Fakturowanie 

Informacja na temat przebiegu prac nad danym projektem znakomicie ułatwia rozliczenie z klientem, bez konieczności wdrażania w to działów finansowych. To nie wszystko. Analiza Amberlo wspomaga kontrolę budżetu przeznaczonego na działalność, zarówno szczegółową, jak i ogólną. Zarząd ma kontrolę nad płynnością finansową, a to nie jest bez znaczenia w przypadku planowania rozwoju kancelarii.

Oprogramowanie dla kancelarii prawnych

Czy można jeszcze coś usprawnić? Z pewnością. Przedstawiciele Amberlo stale pracują nad tym, jak zoptymalizować pracę prawnika, i znając ich zaangażowanie, możemy spodziewać się kolejnych modyfikacji.

Pamiętacie jeszcze początek artykułu? Przy prawidłowej organizacji pracy prawnika, nic takiego nie będzie miało prawa się wydarzyć. I o to chodzi.

  • Share:
Send a Message