Dziesiątki spraw, różnorodność zagadnień, posiedzenia sądów, spotkania i konferencje, tak wygląda rzeczywistość większości kancelarii prawnych. Z jednej strony wypada się cieszyć, ponieważ natłok zadań świadczy o rozwoju firmy, z drugiej zaś, czas najwyższy pomyśleć o tym, czy w kancelarii funkcjonuje sprawna organizacja? Czy struktura kancelarii prawnej działa poprawnie? Czy wszystko jest pod kontrolą? Zastanówmy się nad tym wspólnie. Zapraszam.
Struktura kancelarii prawnej – co to?
Mówiąc o strukturze, nie mamy na myśli lokalizacji pomieszczeń służbowych i socjalnych. Chodzi raczej o podział zadań oraz miejsca ich wykonywania.
Postępowania prawne charakteryzują się pewnym uporządkowaniem. Każda czynność ma swoją kolejność, znaczenie gatunkowe oraz cel, któremu służy. Łatwo wyobrazić sobie chaos, jaki powstałby w momencie jednoczesnego konstruowania pozwu, kompletowania dokumentacji i realizacji spotkań z klientami. Nawet najsprawniejszy umysł musiałby w pewnym momencie uznać, że to wszystko przerasta jego możliwości.
Ponadto, funkcjonowanie kancelarii nie opiera się tylko na poprawnym posługiwaniu się paragrafami. Trudno sobie wyobrazić sytuację, kiedy w pomieszczeniach brak jest zasilania elektrycznego, krany są suche, a w drukarkach nie ma tonerów. Ktoś przecież musi pamiętać o opłaceniu rachunków i zapewnieniu sprawności sieci internetowej.
Zatem, by zachować sprawność oraz wydajność kancelarii, powstała w sposób naturalny potrzeba usystematyzowania poszczególnych działań. Tym właśnie jest struktura kancelarii prawnej.
Jak powinna wyglądać struktura kancelarii?
O tym, jaka struktura kancelarii będzie najlepsza, decydują następujące czynniki:
- Liczba zatrudnionych osób;
- Różnorodność/rodzaje prowadzonych spraw;
- Liczba zespołów prawnych.
Powyższe dane są zmienne w zależności od firmy, jednak pewne rzeczy są stałe i na nich należy skupić swoją uwagę.
Elementy struktury kancelarii:
- Sekretariat;
- Partnerzy;
- Prawnicy;
- Eksperci;
- Zespoły prawne;
- Praktykanci:
- Działy niemerytoryczne.
Jakie są rodzaje struktury kancelarii?
Wiemy już, jak wygląda struktura, pora przejść do opisu konkretnych zadań przyporządkowanych konkretnym działom.
Sekretariat jest miejscem, skąd rozchodzą się wszystkie nici zdarzeń, od pierwszego kontaktu z klientem, po skierowanie go do osoby decyzyjnej. Tutaj trafiają dokumenty, które po wprowadzeniu do stosownego rejestru przekazywane są dalej. Pracownicy sekretariatu odpowiadają za prawidłową klasyfikację korespondencji, kompletowanie oraz wysyłanie pism procesowych, tworzenie niezbędnych kopii, kontrolowanie kalendarza, a także dbałość o prawidłowe zaopatrzenie biura w niezbędne materiały.
Nie można w tym miejscu nie wspomnieć o koniecznej na tym stanowisku umiejętności organizacji pracy, zarówno swojej, jak i innych prawników. W sekretariacie dowiemy się, gdzie aktualnie przebywa któryś prawnik, gdzie znajdują się konkretne akta, a nawet, czy zamówiona pizza przyjedzie na czas.
Od kompetencji i sprawności sekretarek i sekretarzy w dużym stopniu zależy wysoka wydajność organizmu, jakim jest kancelaria. Pamiętajmy, że są to osoby wystawione na pierwszą linię frontu. Od ich wysokiej kultury osobistej, znajomości języków oraz cierpliwości zależy pierwsze wrażenie klienta, a także jego poziom komfortu w trakcie wizyty w kancelarii.
Chociaż w praktyce sekretariat nie zajmuje się działaniami merytorycznymi, nie sposób wyobrazić sobie funkcjonowania kancelarii bez jego aktywnego udziału. Bez względu na rodzaje struktury kancelarii obowiązujące w danym podmiocie, sekretariat był i jest działem niezwykle istotnym.
Partnerzy, partner zarządzający jest odpowiedzialny za zarządzanie kancelarią. Do jego prerogatyw zaliczamy nadzór nad sprawami rachunkowymi i ekonomicznymi, administrację i reprezentowanie kancelarii na zewnątrz. Niezwykle skutecznym narzędziem wspomagającym tę trudną funkcję jest oprogramowanie dla prawników, spełniające między innymi funkcję mini sekretariatu oraz mini księgowości. Partner zarządzający powinien cechować się doświadczeniem oraz autorytetem, tym bardziej że jego postawa wpływa na wizerunek firmy.
Partnerami (wspólnikami) są najczęściej założyciele kancelarii oraz osoby, które dostąpiły tego zaszczytu w drodze awansu na skutek uznania ich zasług dla firmy.
Prawnicy to grupa osób zatrudnionych w kancelarii w celu podejmowania zadań merytorycznych. Predysponuje je do tego odpowiednie wykształcenie oraz ukończone egzaminy uprawniające do samodzielnego wykonywania zawodów prawniczych. Prawnicy stanowią trzon kancelarii, pośród których wyróżnia się adwokatów, radców prawnych i aplikantów.
Eksperci są grupą, na której wiedzy opierają się analizy dokumentów lub ekspertyzy pomagające przeprowadzenie dowodu. Zatrudnienie tych osób nie jest wymagane, najczęściej wystarcza współpraca dotycząca konkretnej sprawy, wymagającej biegłej znajomości z dziedziny innej aniżeli prawna.
Zespoły prawne powoływane są w sytuacjach, kiedy zaangażowanie oraz wiedza tylko jednego prawnika okazują się niewystarczające, lub postępowanie dotyczy zbiegu zdarzeń, do których zastosowania mają przepisy zawarte w różnych zbiorach aktów prawnych (kodeksy).
Praktykanci, czyli przyszli prawnicy odbywają staże w kancelariach przygotowujące ich do egzaminów potwierdzających nabycie pełnych uprawnień zawodowych. Do nich zaliczamy studentów prawa i absolwentów studiów. Zajmują się najprostszymi sprawami, uczestniczą w posiedzeniach sądów oraz utrzymują kontakty z klientami w przypadku nieobecności patronów i przełożonych. Jednym słowem pełnią funkcję asystentów prawników, od których powinni czerpać niezbędną wiedzę oraz korzystać z ich doświadczenia zarówno na sali sądowej, jak i poza nią. Być może wielu z nich w przyszłości zacznie się zastanawiać, jak założyć własną kancelarię adwokacką? Prowadzi do tego trudna droga, pełna wyrzeczeń i samodyscypliny.
Działy niemerytoryczne, często niedocenione, dopóki działają. Pracownicy tych działów nie mają bezpośredniego wpływu na toczące się postępowania. Zajmują się obsługą rachunkową, IT, sprzedażą, tłumaczeniami, a nawet obsługą techniczną kancelarii itp.
Nie zmienia to jednak faktu, iż często są to wybitni fachowcy w swoich dziedzinach i ich zaangażowanie jest równie ważne, jak i pozostałych pracowników.
Które elementy struktury kancelarii są niezbędne a które fakultatywne?
Niezwykle trudne pytanie, ponieważ zasadność tworzenia poszczególnych elementów struktury kancelarii wprost wynika z określonych potrzeb. Niewielka kancelaria być może obejdzie się bez angażowania na stałe tłumaczy, czy też konserwatorów technicznych, decydując się na współpracę doraźną. Często też korzysta się z formy outsourcingu, zlecając mniej istotne zadania firmom zewnętrznym. W miarę rozwoju kancelarii wzrasta zapotrzebowanie na stałą obecność przedstawicieli różnych profesji, co w prostej linii prowadzi do poszerzania działów niemerytorycznych.
Z pewnością nie można się obyć bez prawników, którzy generują postępy kancelarii i wzrost jej renomy. Od ich wysiłku, a nawet w pewnych sytuacjach poświęcenia zależy to, jak kancelaria będzie postrzegana w środowisku i jaką ocenę zyska pośród potencjalnych klientów.
Jest to o tyle istotne, że reklamowanie kancelarii jest obwarowane licznymi rygorami zawartymi w kodeksach etyki prawniczej. A skoro nie można promować się w mediach, pozostaje najskuteczniejsza reklama, jaką jest opinia zadowolonych klientów.