Czas to pieniądz i chociaż dla wielu brzmi to jak truizm, faktem jest, iż przedsiębiorcy lwią część swoich przychodów przeznaczają właśnie na wykupywanie czasu. Nieprawda? A jednak. Zatrudnienie kogokolwiek jest niczym innym jak wynajęcie czyjegoś czasu na okres wykonania zleconych zadań. Zakładając, że pracownik nie popełni jakiegoś błędu, bo wtedy koszty będą jeszcze większe. A jak to wygląda w przypadku kancelarii prawnych? Czy lepiej jest rozbudowywać kosztowne działy finansowe lub IT, czy może zainwestować w oprogramowanie dla kancelarii ograniczające konieczność tworzenia nowych miejsc pracy? Sprawdźmy.
Jakie wyróżniamy oprogramowanie dla kancelarii?
Abstrahujmy od nazw, ponieważ ktoś mógłby zarzucić nam kryptoreklamę, skupmy się na funkcjonalności.
Zasadniczo oprogramowanie dla kancelarii powinno wspierać zarządzanie zarówno z poziomu poszczególnych prawników, jak i ścisłego kierownictwa. Zatem można pokusić się o podział aplikacji, uwzględniając ich podstawowe funkcje.
Programy wspomagające pracę kancelarii prawnych:
- Organizery;
- Finansowe;
- Przechowujące dane;
- Komunikatory.
I tak dalej.
Trzeba w tym miejscu uczciwie przyznać, że rynek jest dość bogato nasycony propozycjami firm informatycznych. Powstaje zatem pytanie o cel zajmowania się tym tematem, skoro wybór jest taki prosty? Czy rzeczywiście?
Wymieniliśmy funkcje programów dostępnych na rynku, jednak chcielibyśmy, by wszystkie wymienione, dostępne były w jednej konkretnej aplikacji. W przeciwnym wypadku kancelaria musiałaby posługiwać się pełnym zestawem programów i modułów, co stawiałoby pod ogromnym znakiem zapytania funkcjonalność i opłacalność całego systemu. Jeśli dodamy do tego niezbędny nadzór techniczny nad każdym programem z osobna, sprawa zaczyna się komplikować.
Przypomnijmy, że tematem naszych rozważań jest opłacalność oprogramowania, a nie rozrzutność. W związku z tym warto omówić pożądane opcje z uwzględnieniem, iż wszystkie obsługuje jeden program dostępny na rynku.
Kiedy warto zdecydować się na oprogramowanie dla kancelarii?
Ku zaskoczeniu wielu, odpowiedź może być tylko jedna, jak najszybciej. Zanim przejdziemy do uzasadnienia, warto przytoczyć zdanie ze wstępu do niniejszego artykułu. Mianowicie była tam mowa o tym, że przedsiębiorcy lwią część swoich przychodów przeznaczają na wykupywanie czasu.
Kancelarie prawne poza działalnością, do której zostały powołane, muszą utrzymywać działy niemerytoryczne, które z prawem niewiele mają wspólnego.
Działy niemerytoryczne:
- Dział finansowy;
- Dział rachunkowy;
- Serwis/konserwacja;
- Dział IT;
- Sekretariat;
- Dział sprzątający.
Owszem, część obowiązków można scedować na firmy zewnętrzne, jednak outsourcing wszystkiego nie załatwi. Poza tym, za tego typu usługi także trzeba ponieść koszty.
Praca kasjerki czy też informatyka polega na tym, że spędzają oni część swojego życia w miejscu pracy. Znają swoją profesję, więc są przydatni, jednak nie pojawiają się sporadycznie, lecz czuwają na swoich stanowiskach. To z kolei powoduje, iż generują miesięczne koszty w postaci wynagrodzeń, składek ubezpieczeniowych, wypłat za czas urlopu itp.
W skali roku są to ogromne kwoty, których nie trzeba by ponosić, gdyby o spotkaniu, zebraniu lub posiedzeniu sądu informowały prawnika funkcjonalne oprogramowanie dla kancelarii prawnych.
Czy trzeba rozwodzić się nad tym, że koszt nabycia aplikacji jest nieporównanie niższy? Jeśli jeszcze wziąć pod uwagę, że oprogramowanie dla prawników nie choruje, nie bierze urlopu, nie zajmuje się dziećmi i w ogóle nie podlega tzw. zdarzeniom losowym, odpowiedź na pytanie o opłacalność wydaje się oczywista.
A przecież to nie wszystko. Pora na dokładną analizę potrzeb kancelarii prawnych, które zaspokoi nowoczesne oprogramowanie.
Jak ustalić opłacalność oprogramowania?
Zacznijmy od tego, iż jednym z podstawowych celów prowadzenia działalności gospodarczej jest, a przynajmniej powinien być progres. Ta zasada dotyczy także kancelarii prawnych.
Postęp oznacza między innymi większą liczbę klientów, co w prostej linii prowadzi do skomplikowania oraz wydłużenia procedur rozliczeniowych. Ustaliliśmy już, że zwiększanie zatrudnienia mija się z celem.
Finanse
Ustalając opłacalność zastosowania programu dla kancelarii prawnej, dobrze będzie ustalić następujące kwestie:
- Czas poświęcony na sporządzenie wykazu liczby godzin spożytkowanych przez prawnika na konkretną sprawę.
- Czas poświęcony na kontrolę rachunków w odniesieniu do konkretnych spraw. Prawnicy ponoszą koszty związane z prowadzeniem postępowań, które następnie powinny być uwzględniane w budżecie dotyczącym danego klienta.
- Czas poświęcony przez delegowanego pracownika na sporządzenie faktur. Należy wziąć pod uwagę nie tylko prawidłowe naliczenie wysokości zapłaty za usługi, lecz także fizyczne sporządzenie dokumentu poprzez wprowadzenie wszystkich danych wymaganych przepisami podatkowymi.
- Czas poświęcony na kontrolę spływu należności na konto bankowe.
W przypadku ręcznych metod sporządzania dokumentów finansowych i ich nadzór, czas poświęcony na wyżej wymienione czynności będzie znacznie dłuższy, co w skali roku daje ogromną liczbę godzin.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na liczbę powtórzeń frazy „czas poświęcony”. Korzystając z właściwego oprogramowania dla prawników, można by ten czas spożytkować na inne, bardziej opłacalne zadania.
Rejestracja czasu pracy
Metody rejestracji czasu pracy prawnika mogą się różnić od siebie, w zależności od praktyki obowiązującej w danej kancelarii. Mogą to być rozliczenia w arkuszach kalkulacyjnych, zapiski w notesie lub kalendarzu itp. W każdym razie są to czynności pracochłonne, odrywające prawnika od istotnych zadań merytorycznych, przynoszących korzyść wszystkim pracownikom, bez wyjątku.
Aby już nie powielać informacji o czasie poświęconym, zajmijmy się czasem zaoszczędzonym dzięki nowoczesnej technologii.
Program dla prawników umożliwiający dostęp z poziomu komputera oraz smartfona pozwala na rejestrację czasu pracy uwzględnianego automatycznie w dokumencie płacowym. Ponadto pozwala to na ocenę wydajności prawnika i ewentualną korektę jego poczynań. Tak czy inaczej, liczbę godzin spędzonych na tworzeniu ręcznej rejestracji należy pomnożyć przez stawkę godzinową wypłacaną pracownikowi rocznie. Ogólna kwota nie pozostawia złudzeń co do opłacalności oprogramowania dla prawników.
Windykacja
Procedura windykacyjna wygląda następująco. Delegowany pracownik działu rachunkowego każdego dnia przegląda wpływy na konto, wyłapując faktury nieopłacone, czasami niewysłane. Następnie kontaktuje się z klientami, przypominając o zaległych należnościach. Wysyła noty ponaglające oraz monity o konsekwencjach prawnych wynikających z natarczywego uchylania się od obowiązku spłaty zadłużenia. Dla posiadaczy programu dla kancelarii jest to osiem godzin dnia pracy zmarnowanych bezpowrotnie.
To samo znacznie skuteczniej wykona aplikacja, wysyłając automatycznie faktury, przypomnienia i ponaglenia, oczywiście wcześniej sprawdzając wpływy według wprowadzonej konfiguracji. Dodatkowym udogodnieniem, jest możliwość uiszczenia zadłużenia drogą elektroniczną. Ponad 80 procent wpłat za pośrednictwem internetu i kart płatniczych jest regulowanych najpóźniej w ciągu siedmiu dni od daty wystawienia faktury.
Sekretariat
Jest sercem każdej kancelarii, jednak nie oznacza to, że powinien być ogromny. Nadzorowanie wszystkich terminów można przecież powierzyć sztucznej inteligencji. Prawnik sam wprowadza na bieżąco istotne wydarzenia do kalendarza, by następnie otrzymać powiadomienie o zbliżającej się dacie spotkania lub posiedzenia sądu, Wszystko z odpowiednim wyprzedzeniem. Podobnie wygląda porządkowanie listy kontaktów przypisanych do konkretnej sprawy.
Oprogramowanie dla kancelarii prawnych to znak czasów. Nie da się przed nim uciec ani pominąć. Najwspanialsze jest jednak to, że nawet nie trzeba tego robić. Cena za miesięczną obsługę aplikacji wynosi mniej, aniżeli stawka godzinowa dobrego prawnika. Tak więc za cenę jednej godziny pracy kancelaria zyskuje funkcjonalność przypisaną kilku wydziałom, przy czym nie ma tu miejsca na błędy, tak powszechne w przypadku czynnika ludzkiego. Czyż to nie jest wystarczający argument za inwestycją w oprogramowania dla prawników?
Odpowiedź pozostawiamy już państwu.