Jak wybrać najlepszy program do prowadzenia kancelarii prawnej? Jakie funkcje powinien on mieć? Na co należy zwrócić uwagę podczas procesu wyboru? Te pytania zadają sobie kancelarie, które mają już za sobą podjęcie decyzji o zmianie oprogramowania i na etapie poszukiwania konkretnego rozwiązania zetknęły się z ofertą różnych programów dla prawników prezentujących się jako najlepsze na rynku. Podpowiadamy, jak wybrać najlepsze i najbardziej dopasowane do naszych potrzeb specjalistyczne oprogramowanie dla kancelarii prawnych.
Tworzenie wąskiej listy kandydatów warto zacząć do odwiedzenia niezależnych serwisów z opiniami użytkowników na temat oprogramowania biznesowego, w tym dla kancelarii prawnych. Do najbardziej popularnych takich serwisów należą Capterra.com, G2.com czy SoftwareAdvice.com. Wyszukanie w nich kategorii „legal software” pozwoli nam błyskawicznie znaleźć wszystkie liczące się na świecie programy do prowadzenia kancelarii prawnej wraz z ocenami ich użytkowników. Uwzględniają one różne aspekty korzystania z danego oprogramowania, jak jego funkcjonalność, łatwość w użyciu, czy wsparcie producenta.
Ocena w tych serwisach powinna być jednym z najważniejszych kryteriów dokonywanego przez kancelarie wyboru, bo są to niezależne opinie innych kancelarii, takich jak nasza, które korzystają z danego oprogramowania. Jeśli im się podoba dany program, to jest duża szansa, że i my będziemy zadowoleni. Warto także zwrócić uwagę, jak dużo użytkowników dokonało oceny. Im więcej, tym lepiej, bo świadczy to dużej popularności poszczególnych aplikacji i minimalizuje ryzyko błędnej decyzji. Dla przykładu: Amberlo jest jednym z najlepiej ocenianych programów do prowadzenie kancelarii prawnej ze średnią ocen 4.7 (w serwisie Capterra.com i SoftwareAdvice.com) oraz 4.5 (w serwisie G2.com).
Jednak sama ocena to nie wszystko. Warto jeszcze przeanalizować inne rzeczy, jak m.in. funkcje interesującego nas programu, to czy jest on oferowany z chmury czy też nie, kompatybilność z już wykorzystywanym przez nas oprogramowaniem, a także zabezpieczenia.
Kluczowe funkcje, które powinien mieć specjalistyczny program dla kancelarii prawnej
Do najważniejszych funkcji, jakie powinien oferować nowoczesny program do prowadzenia kancelarii prawnej, należą:
- Zarządzanie sprawami – funkcja ta pozwala zgromadzić informacje związane ze wszystkimi sprawami w jednym miejscu, dając wgląd we wszystkie elementy składowe danej sprawy oraz inteligentne statystyki;
- Zarządzanie dokumentami prawnymi – dzięki tej funkcji będziesz mógł przechowywać w jednym miejscu, edytować i synchronizować wszystkie dokumenty swojej kancelarii. Przydatne są także opcje automatyzacji różnych czynności, jak np. szablony dokumentów, czy wypełnianie danych kontaktowych oraz szczegółów sprawy;
- Zarządzanie kontaktami – ten moduł daje możliwość śledzenia wszystkich danych kontaktowych, takich jak imię i nazwisko, numer, adres, e-mail, notatki, zadania, wydarzenia, faktury, płatności i nie tylko;
- Śledzenie czasu i wydatków – umożliwia to łatwe rejestrowanie czasu i śledzenie wydatków w dowolnym miejscu i czasie. Dzięki temu możesz z łatwością oznaczać zarejestrowany czas jako płatny lub niepodlegający rozliczeniu;
- Rozliczenia i faktura za usługi prawne – zapewnia pełną kontrolę nad fakturami, co obejmuje m.in. rejestrowanie przepracowanego czasu, wystawianie rachunków i faktur, a także ich wysyłkę do klientów. Wszystko to z wykorzystaniem automatyzacji wszędzie tam, gdzie jest to możliwe;
- Kalendarz prawny – dobre oprogramowania do prowadzenia kancelarii prawnej ma z reguły wbudowany kalendarz, który pozwala być na bieżąco ze wszystkimi wydarzeniami i terminami, łącząc w sposób automatyczny terminy z kalendarza z informacjami na temat konkretnej sprawy;
- Zarządzanie zadaniami i pracą grupową – funkcje te pozwalają łatwo przydzielać zadania w kancelarii, a także realizować je w taki sposób, aby można było nimi łatwo zarządzać.
- Zarządzanie wiadomościami e-mail – taka funkcja pozwala tworzyć, przeglądać i przypisywać wiadomości e-mail do danych spraw bezpośrednio w programie, a także automatycznie rejestrować związany z tym czas pracy.
Wszystkie powyższe i wiele innych funkcji posiada np. Amberlo. Warto też dodać, że ta lista jest cały czas poszerzana, bo np. w tym momencie finalizujemy wprowadzenie narzędzi opartych o sztuczną inteligencję, które jeszcze bardziej zautomatyzują różne rutynowe czynności wykonywane przez prawników.
Z chmury czy na własnym serwerze?
To kolejne bardzo ważne pytanie, na które powinniśmy znać odpowiedź. Rozwiązania „on-premise” reprezentują bardziej tradycyjny model oprogramowania, w którym firmy kupują licencje dla poszczególnych pracowników, a następnie instalują oprogramowanie z dysku lub przez pobranie. Oprogramowanie działa na każdym komputerze, a wszystkie informacje wykorzystywane przez ten program są przechowywane na tym samym komputerze lub serwerze w obrębie biura.
Ponieważ ważne jest, aby informacje były udostępniane i przechowywane w całej kancelarii, większość firm tworzy również sieć i tworzy kopie zapasowe danych z poszczególnych komputerów na centralnym serwerze plików. Ta sieć jest zazwyczaj ograniczona do biura firmowego, co oznacza, że pracownicy muszą być w biurze, aby uzyskać dostęp do danych, udostępniać je lub tworzyć kopie zapasowe. Aby uzyskać dostęp do bazy danych spoza biura, należałoby skonfigurować i utrzymywać wirtualną sieć prywatną (VPN).
Oprogramowanie oparte na chmurze, takie jak Amberlo, ucieleśnia nowy model, który pojawił się wraz z nowoczesnymi technologiami internetowymi. Oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania kancelarią jest dostępne za pośrednictwem przeglądarki internetowej, takiej jak Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari lub Microsoft Edge. Podobnie jak w przypadku korzystania np. z Gmaila, dane są przechowywane w bazie danych dostawcy oprogramowania, a nie na lokalnym komputerze biurowym.
Oznacza to dla użytkowników, że tak długo, jak mają prawidłowy login i hasło, mogą logować się do oprogramowania z praktycznie dowolnej przeglądarki internetowej, niezależnie od tego, czy znajdują się w biurze, w domu, czy w innym miejscu. Przekłada się to na szereg korzyści pod względem ogólnych kosztów instalacji i konserwacji, kompatybilności, użyteczności i bezpieczeństwa.
Kompatybilność z już wykorzystywanym oprogramowaniem
Badania wyraźnie pokazują, że firmy prawnicze chcą, aby podstawą ich stosu technologicznego była platforma Microsoft, co wynika głównie z faktu, że już teraz oprogramowanie tego producenta jest najbardziej rozpowszechnione w branży. Przykładowo – 68% kancelarii prawnych korzysta z aplikacji Microsoft Teams do czatu, współpracy oraz spotkań online, a 53% korzysta z Microsoft 365 jako ich aplikacji pocztowej. W 2022 roku odsetek użytkowników Microsoft 365 ma wzrosnąć do 76%. Dlatego warto zadbać o to, żeby nasze nowe oprogramowanie było w pełni kompatybilne z tym, co już wykorzystujemy w naszej kancelarii.
Dobrym przykładem, jak taka kompatybilność powinna wyglądać, jest Amberlo, który zapewnia bezproblemową integrację z platformą Microsoft 365. Możesz np. połączyć swoje konto SharePoint i uzyskać dostęp do dokumentów klienckich i spraw przechowywanych w Microsoft SharePoint bezpośrednio z aplikacji Amberlo. Z kolei podłączenie skrzynki pocztowej umożliwia łatwy dostęp do komunikacji e-mailowej z klientami i jej przypisywanie do określonych spraw, co ułatwia wyszukiwanie informacji i rejestrowanie czasu pracy. Użytkownicy mogą również komunikować się ze swoimi klientami bez wychodzenia z Amberlo. Dodatkowo połączenie kalendarza Outlooka umożliwia dwukierunkową synchronizację wydarzeń, które są organizowane w ramach klientów i spraw.
Bezpieczeństwo i możliwość przetestowania za darmo
Ważne jest także, aby dostawcy rozwiązań wykorzystywanych w kancelariach oferowali zabezpieczenia niezależne od użytkowników, jak szyfrowanie danych czy ochrona przed ich zniszczeniem. Standardem dla dostawcy rozwiązań dla branży prawniczej powinna być także polisa ubezpieczeniową, z której może on pokryć szkody swoich klientów w przypadku incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa. Takie zabezpieczenia i polisę ma np. Amberlo.
Bezpieczeństwo to obszar, który faworyzuje rozwiązania oparte o chmurę, bo nawet jeśli cyberprzestępca dostanie się do sieci wewnętrznej Twojej firmy, to nie znajdzie w niej nic wartościowego, bo wszystkie ważne dane są przechowywane w chmurze, która jest chroniona w sposób nieporównywalny z tym, jak byłbyś w stanie to zrobić samodzielnie. Warto też pamiętać, że po migracji do chmury natychmiast zaczynasz dzielić się odpowiedzialnością za ochronę danych z dostawcą chmury, co oznacza, że poniesiesz mniejszą szkodę w przypadku naruszenia danych.
Na koniec warto pamiętać jeszcze o tym, żeby przed wyborem konkretnego rozwiązania przetestować je. Najlepiej byłoby, żeby taka możliwość była za darmo. Idealną sytuacją jest także, jeśli istnieje jakaś wersja freemium, która pozwala nam na korzystanie przez dłuższy czas z danego oprogramowania. I tu znowu bardzo ciekawą ofertę ma Ameberlo, które nie tylko oferuje darmową wersje próbną, ale również możliwość darmowego korzystania z programu przez jednoosobowe praktyki prawnicze.
Zobacz także jak zarządzać zmianą podczas wdrażania nowego oprogramowania w kancelarii prawnej.