Decydując się na wdrożenie w swojej kancelarii prawnej oprogramowania, które pozwoli skutecznie nią zarządzać należy dokonać szeregu wyborów. Na rynku istnieje jednak na tyle duży wybór tego rodzaju narzędzi, że z pewnością każdy znajdzie rozwiązanie w pełni odpowiadające swoim potrzebom. Jednym z podstawowych dylematów na tej płaszczyźnie jest to, czy zastosować oprogramowanie w chmurze czy usługi lokalne? Podpowiadamy!
Wysoki komfort pracy, dobra komunikacja w zespole, bezpieczeństwo danych klientów – to podstawowe założenia, jakie biorą pod uwagę właściciele kancelarii prawnej, którzy zastanawiają się nad zaopatrzeniem się w specjalne oprogramowanie dla prawników. Wprowadzenie takiego narzędzia w firmie to spore wyzwanie logistyczne, które musi poprzedzić szczegółowa analiza potrzeb oraz możliwości tej konkretnej działalności gospodarczej.
Po co kancelarii oprogramowanie?
Wiele osób zastanawia się z pewnością, do jakich konkretnie kancelarii adresowane są tego rodzaju narzędzia? Jak się okazuje, nie ma tutaj reguły, a oprogramowanie dla prawników sprawdzi się zarówno w niewielkiej kancelarii, jak i dużej korporacji prawniczej. Co więcej, coraz częściej korzystają z niego nawet jednoosobowe kancelarie, których właściciel ceni sobie nowoczesne metody zarządzania pracą. Wielu producentów oferuje kilka pakietów, w zależności od wielkości podmiotu, a także indywidualnych potrzeb poszczególnych prawników. Każdy więc znajdzie system odpowiedni dla siebie, dlatego warto przetestować takie programy i samemu wyciągnąć wnioski, na ile jest to opłacalne.
Oprogramowanie dla prawników – największe zalety
Oprogramowanie cloud lub aplikacja lokalnie mogą wznieść efektywność pracy na znacznie wyższy poziom niż dotychczas. Dzięki tym narzędziom prawnicy mogą w dużej mierze zautomatyzować szereg swoich działań, a co za tym idzie – zaoszczędzić sporo czasu oraz energii. System wykona wręcz wiele zadań za samego prawnika, a także jest w stanie wyłapać błędy, które nie zawsze może dostrzec na pierwszy rzut oka. Prawnicy korzystający z oprogramowania mają na bieżąco dostęp do swojego planu dnia, kalendarza swoich współpracowników, listy zadań, zestawienia prowadzonych spraw oraz szczegółów z nimi związanych. Ponadto, program w chmurze czy zainstalowana lokalnie aplikacja są wyposażone w mechanizmy, które przypomną prawnikowi o terminach rozpraw czy na złożenie pism, a także wielu innych istotnych obowiązkach.
Czym jest oprogramowanie działające w chmurze (cloud)
Oprogramowanie sprawia, że wszystkie niezbędne informacje potrzebne w pracy prawnika są dostępne i zabezpieczone w jednym miejscu. W tym kontekście warto zastanowić się nad tym, czym jest chmura, w której gromadzone są dane. System w chmurze to nic innego jak usługa, która polega na udostępnianiu przez podmiot zewnętrzny zasobów obliczeniowych za pośrednictwem Internetu. W praktyce oznacza to, że pracownicy kancelarii mają dostęp do wszystkich danych umieszczonych w chmurze z dowolnego miejsca, o każdej porze i na wszystkich urządzeniach. Jedynym warunkiem jest tutaj posiadanie dostępu do Internetu. Co najważniejsze, przechowywane dane są bezpieczne nawet wtedy, gdy awarii ulegnie komputer lub inny sprzęt używany przez prawnika. Rozwiązanie to jest więc odporne także na ataki hakerskie, a także przyjazne w integracji z innymi narzędziami takimi jak Google Workspace, Microsoft 354 i wiele innych. System w chmurze jest ponadto o wiele tańszą opcją niż oprogramowanie lokalne i płatne zazwyczaj w systemie abonamentowym co miesiąc. Sporym atutem jest też to, że usługą zajmuje się w pełni podmiot zewnętrzny, który oferuje wsparcie (czat, infolinia, baza wiedzy) i dba o wszelkie aktualizacje oprogramowania i to, aby cała infrastruktura działała jak najlepiej. Korzystanie z chmury jest intuicyjne i nie wymaga wielu formalności – tak naprawdę potrzebny jest tylko adres mailowy, komputer oraz połączenie z Internetem.
Czym jest oprogramowanie lokalne?
Wiele kancelarii wciąż jednak nie przekonało się do rozwiązań chmurowych i pozostaje przy tradycyjnych metodach, a jedną z nich jest oprogramowanie lokalne. Jego istotą jest to, że wymaga instalacji serwerów, które są drogie w utrzymaniu, a jednocześnie podatne zarówno na cyberataki, jak i uszkodzenia fizyczne. W przypadku jakiejkolwiek awarii, do momentu jej naprawy, kancelaria tak naprawdę traci dostęp do danych, a więc nie może kontynuować swojej pracy. Oprogramowanie lokalne sprawdza się wyłącznie w sytuacji, gdy wszyscy prawnicy pracują w siedzibie firmy, na komputerach podłączonych do wewnętrznej sieci. Prawnik nie będzie więc mógł zajrzeć do dokumentów na przykład podczas podróży służbowej. Kancelarie stosujące to rozwiązanie muszą liczyć się z tym, że w razie problemów technicznych czy naruszenia bezpieczeństwa przechowywanych danych nie mają dedykowanego wsparcia, lecz pozostaje im działać samodzielnie.
Jakie oprogramowanie lepiej sprawdzą się w kancelarii prawnej – w chmurze czy lokalne?
Jak więc widzimy, każde z rozwiązań ma swoje wady oraz zalety. Z każdym kolejnym rokiem jednak kancelarie prawne stawiają na nowocześniejsze rozwiązania i decydują się na korzystanie z oprogramowania w chmurze, które zapewnia wyższy poziom elastyczności. Dzięki niemu prawnicy mogą pracować w dowolnym miejscu i czasie, a dostęp do wirtualnych zasobów dotyczących prowadzonych spraw mają na przykład przy spotkaniu z klientem poza kancelarią, podczas podróży czy w sądzie. Jest to wygodny mechanizm pozwalający na wykonanie większej liczby zadań w krótszym czasie, a oprogramowanie posiada wiele dodatkowych funkcji takich jak integracja własnego kalendarza z planem współpracowników. To niezawodna pomoc dla każdego przedstawiciela branży prawniczej i nie tylko. Niewielkim kosztem można usystematyzować pracę całego zespołu, a jednocześnie zniwelować ryzyko popełnienia błędów czy pominięcia jakiegoś ważnego terminu.
