Pomyślnie zadany egzamin adwokacki lub radcowski to czas, kiedy niektórzy planują skierować ścieżkę swojej kariery na samodzielne tory. Także prawnicy z większym stażem decydują się na tak odpowiedzialny krok. Abstrahując już od motywacji, jednym z czynników budzących pewne obawy jest pytanie o przyszłe koszty kancelarii prawnej. Jaka jest ich przybliżona wysokość? Jaki będzie ich procentowy udział w ogólnych obrotach firmy? Na te i wiele innych pytać poszukamy odpowiedzi w niniejszym artykule.
Jakie są koszty prowadzenia kancelarii?
Koszty prowadzenia kancelarii możemy podzielić na trzy rodzaje. Są to koszty stałe, interwencyjne oraz przyszłe. Grupa pierwsza kosztów jest stosunkowo łatwa do obliczenia. Są to opłaty cykliczne, w skład których wchodzą też wynagrodzenia.
W poczet kosztów interwencyjnych ujmiemy nieoczekiwane wydatki wiążące się z remontem, awarią lub chorobą. W większości wypadków nie mamy na nie wpływu, jednak dobrze jest zachować pewną rezerwę w budżecie, przewidując ich powstanie.
Koszty przyszłe to nic innego, jak zobowiązania, które dopiero na siebie i naszą firmę przyjmiemy. Do nich zaliczają się wszelkie kredyty, ubezpieczenia itp.
W celu ułatwienia rozważań na ten temat warto dokonać podziału kosztów, by mieć pewność, że nic nie zostało pominięte.
Koszty kancelarii prawnej:
- Czynsz;
- Media;
- Zabezpieczenia sieci;
- Remont, modernizacja;
- Pracownicy;
- Kredyty;
- Wyposażenie.
Pod powyższymi pojęciami kryją się sprawy, rzeczy oraz ludzie, bez których funkcjonowanie kancelarii byłoby niemożliwe. Jednak zasoby mogą być zwiększane w ramach rozwoju kancelarii, zatem nie należy od razu zakładać, że do obsługi czterech klientów zatrudnimy minimum 20 prawników i zakupimy 20 laptopów. W tym wypadku powiedzenie „mierzmy siły na zamiary” wydaje się jak najbardziej słuszne. Określenia „kancelaria, koszty” powinny korelować z oczekiwanymi przychodami, a nie odwrotnie. Z tego wynika, że zadając sobie pytanie, jak założyć własną kancelarię adwokacką, powinniśmy przedzierzgnąć się, choć na chwilę w ekonomów.
Ile wynoszą koszty prowadzenia kancelarii?
Wróćmy do omówienia powyższej listy kosztów.
Czynsz związany jest nierozerwalnie z kubaturą biura, które planujemy wynająć oraz lokalizacją. Nie od dziś wiadomo, że każda aglomeracja posiada enklawy, które z różnych powodów są bardziej pożądane przez potencjalnych najemców.
Lokalizacja firmy w takim miejscu podnosi jej prestiż, wzbudza zaufanie i przyciąga klientów zasobniejszych w środki finansowe. Są to jednak tylko przewidywania warunkowe, coś takiego może się stać, lecz nie musi. Jedynym pewnikiem będą wysokie opłaty czynszowe, wzrastające proporcjonalnie do powierzchni biura. Warto sobie zadać pytanie, czy taka inwestycja w przypadku nowej kancelarii prawnej znajduje swoje ekonomiczne uzasadnienie? Być może, mając zaledwie kilku zaufanych klientów, dobrze byłoby poczekać z przeprowadzką jakiś czas?
Czas, to pieniądz. Nie ma co się spieszyć. Przed podjęciem decyzji o umiejscowieniu biura poświęćmy kilka chwil na zapoznanie się z obowiązującymi stawkami, choćby na portalach regionalnych.
Media najczęściej wliczane są do czynszu, jednak w wielu przypadkach będą pobierane na podstawie wskazań stosownych urządzeń pomiarowych. W kontekście ogólnych wydatków, jakimi są koszty utrzymania kancelarii adwokackiej, nie będą to kwoty zawrotne, warto jednak o nich pamiętać.
Zabezpieczenia sieci, bez której trudno w ogóle myśleć o jakichkolwiek usługach prawniczych. Chodzi tu głównie o bezpieczeństwo danych, dotyczących klientów oraz prowadzonych postępowań.
Pamiętajmy, że wszystko, czego dowiemy się w trakcie pełnienia naszych obowiązków, podlega tajemnicy prawnej, której niezachowanie w skrajnych wypadkach może doprowadzić nawet do wykluczenia z zawodu. To dobry moment, by wyposażyć kancelarię w profesjonalne oprogramowanie dla prawników, pełniące funkcje nie tylko strażnika informacji, lecz także wspierające procesy zarządzania.
Remont, modernizacja, czyli dostosowanie biura do naszych potrzeb. Być może trzeba będzie usunąć pewne niedoróbki konstrukcyjne lub zlikwidować pozostałości po poprzednikach. Mając listę niezbędnych do wykonania prac, można sprawdzić cenniki zaufanych firm remontowych. W każdym razie lista powinna być priorytetem.
Pracownicy będą siłą sprawczą sukcesu kancelarii. Oczywiście należy mieć pełne rozeznanie, ile zarabia prawnik, chociaż powinno wziąć się pod uwagę także personel niemerytoryczny.
Można przyjąć, że na początek jedna dobrze zorganizowania osoba w sekretariacie powinna wystarczyć. Kwestie ewentualnych napraw, zachowania czystości itp. można zlecić firmom zewnętrznym, funkcjonującym w ramach outsourcingu. Przynajmniej na początek.
Kredyty są opcją ułatwiającą start i z pewnością zostaną wzięte pod uwagę. Wsparcie finansowe z zewnątrz pozwoli na wyposażenie biura w elektronikę oraz meble. Ważne jest, by nie finansować w ten sposób działalności bieżącej, lecz inwestować w środki, które w jakiś sposób przyczynią się do powiększania przychodów.
W tym wypadku także należy poświęcić odrobinę czasu na zapoznanie się z ofertami banków, celem wybrania tej najkorzystniejszej. Jeśli mamy już upatrzoną osobę, która w przyszłości zajmie się rachunkowością kancelarii, dobrze byłoby wspólnie z nią ustalić, która oferta bankowa spełni nasze oczekiwania, nie obciążając nadmiernie budżetu. Dobry i rozważny wybór nie powinien znacząco wpłynąć na ogólne koszty prowadzenia kancelarii adwokackiej.
Wyposażenie. Pod tym pojęciem kryje się dosłownie wszystko, co powinno znaleźć się w biurze. Będzie to szeroko rozumiana elektronika, umeblowanie, ekspres do kawy, a nawet żaluzje. Tutaj przydatne okażą się katalogi produktów oraz ktoś, kto ma pewną wiedzę na temat przydatności i funkcjonalności poszczególnych grup sprzętów.
Tak więc urządzenia komputerowe powinniśmy przeglądać w towarzystwie informatyka, natomiast wspomniane żaluzje możemy skonsultować z architektem wnętrz. Pamiętajmy, że nasza kancelaria to nie tylko miejsce pracy, lecz także azyl, w którym klient poczuje się komfortowo.
Ewentualny zarzut, że w artykule nie podano konkretnych sum pieniężnych, można oddalić wyjaśnieniem, że każdy region naszego kraju różni się pod względem cenowych oraz dochodowym od pozostałych. Poza tym nie sposób arbitralnie ocenić potrzeb każdej kancelarii. To, co będzie miało znaczenie dla jednego właściciela, nie będzie brane pod uwagę przez innego. Z tego powodu położono nacisk na własnoręczne zapoznanie się z ofertami, ogólnie dostępnymi np. w sieci.
Jak obniżyć koszt prowadzenia kancelarii?
Powszechnie wiadomo, że pieniądz zaoszczędzony, to pieniądz zarobiony. Innymi słowy, rezygnując na początku działalności z pewnej rozrzutności, mamy wpływ na łączną pulę wydatków, ograniczając w ten sposób koszty kancelarii adwokackiej.
Można np. zrezygnować ze stałej siedziby firmy, na rzecz coraz popularniejszych biur wirtualnych.
Firmy udostępniające adresy, pozwalają także w ramach umowy korzystać z magazynów (przechowywanie dokumentów) oraz sal konferencyjnych. Poza tym mamy do dyspozycji programy wspierające działalność kancelarii prawnych, które oprócz danych ekonomicznych oferują w pełni bezpieczny kontakt internetowy zarówno z pracownikami, jak i klientami. Na początek powinno wystarczyć.
Planując strategię rozwoju, skupimy się na tym, jak zwiększyć przychody firmy prawniczej, co w prostej linii doprowadzi naszą kancelarię na ostatnie piętro wymarzonego biurowca.