Prawdopodobnie Ty i Twoi pracownicy spędzacie dużo czasu na odpisywanie na maile — większość z nas to robi. I jesteśmy całkiem świadomi kosztów: rozproszenie, ingerencja w nasze życie osobiste i tak dalej. Jednak dla prawników i innych osób, które pracują w profesjonalnych usługach, często występuje inny, bardziej bezpośredni koszt: utrata rozliczanych godzin.
Taki jest wniosek niedawnego badania przeprowadzonego przez AffinityLive, firmę specjalizującą się w automatyzacji usług profesjonalnych. Przeprowadzając ankietę wśród 500 pracowników zeszłego lata, firma obliczyła, że każda osoba straciła 50 000 USD rocznie w przychodach z powodu nie rejestrowania czasu pracy podczas wykonywania właśnie takich czynności jak odpisywanie na maile, odbieranie czy wykonywanie telefonów służbowych, spotkań czy rozmów. W sumie „prawie 40% respondentów stwierdziło, że nigdy nie śledziło czasu spędzonego na powyższych czynnościach, a tylko 33% respondentów stwierdziło, że „zawsze” lub „często” to robi.
Ludzie często mają do czynienia z kilkoma setkami e-maili dziennie, przy czym większość interakcji trwa od 20 do 30 sekund, a czasami odpowiedzi trwają około pięciu minut. „Jeśli następnie przejście do programu ewidencji czasu pracy w celu zarejestrowania czasu zajmie ci trzy minuty, przeszedłeś od wydawania 3% jednostki czasu pracy na koszty administracyjne do wydawania 60% na koszty ogólne”. Nie wspominając już o tym, że całkowicie niepraktyczne jest rejestrowanie aktywności krok po kroku za każdym razem, gdy odpowiadasz na wiadomość e-mail.
Badanie mówi również, że wiele osób radzi sobie z tym, spędzając piątkowe popołudnia, próbując przypomnieć sobie, co zrobili w ciągu tygodnia, aby wypełnić swoje karty czasu pracy. To oczywiście nie jest bardzo dokładna metoda. Dane zebrane przez AffinityLive pokazują, że osoby, które wypełniają karty czasu pracy raz dziennie, prowadzą dokumentację dokładniej niż osoby, które wypełniają je raz w tygodniu lub rzadziej. A ludzie, którzy powiedzieli, że nie śledzą swojego czasu? Są zobowiązani do przesyłania grafików przez swoją firmę, ale zasadniczo zgadują, co zrobili tego dnia lub tygodnia.
Zasadniczo istnieje kilka powodów dla których prawnicy nie rejestrują swoich realnych godzin pracy:
- Zapominanie. Wybiegasz z biura w trakcie wykonywania zadania, nagle pilny telefon, jeden, drugi, trzeci, potem mail. Wbiegasz z powrotem by na wszystko odpowiedzieć i wylatuje iCi z głowy by to wszystko zarejestrować.
- Telefony od dobrego, stałego klienta? Dziesiąty mail od niego? Lubisz go, znacie się więc po znajomości nie chcesz go za to fakturować.
- Rejestrowanie ich z opóźnieniem. Po dobie, dwóch, tygodniu próbujesz sobie przypomnieć co dokładnie robiłeś i ile poświęciłeś na to czasu? W ten sposób gubi się naprawdę wiele godzin Twojej pracy.
- Myślenie : “ nie mam na to czasu”. Jednak tu prawdziwe jest powiedzenie “Czas to pieniądz”, kto jak nie Ty ma o to zadbać?
Na rynku jest dostępnych teraz wiele narzędzi do zautomatyzowania rejestracji czasu pracy, stopery naliczające ile czasu spędziłeś na danej czynności. Pamiętaj, że tracisz na tym nie tylko Ty, ale i Twoja kancelaria. Gdy zadbasz o systematyczną rejestrację czasu pracy, rentowność Twojej firmy prawniczej wzrośnie.
Nie wiesz jak wprowadzić w Twojej kancelarii nawyk rejestrowania czasu? Masz problem z przekonaniem swoich pracowników, partnerów do takiego rozwiązania?
Bardzo dobrym rozwiązaniem jest posiadanie dedykowanego systemu do rejestracji czasu pracy oraz cykl wewnętrznych szkoleń dot zapisywania czasu pracy, jego zalet, metod wprowadzania, narzędzi. Jeśli dorzucimy do tego system monitoringu efektywności pracownika i system premiowy to jest to rzecz która może się udać i przynieść wiele wymiernych korzyści Twojej firmie.
