Zakładasz kancelarię prawną i zastanawiasz się, kiedy korzystać ze split payment? Mimo że dziś mechanizm podzielonej płatności nie jest już nowością, to wciąż budzi wiele wątpliwości. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące podzielonej płatności.
Czym jest split payment i kogo dotyczy?
Split payment (mechanizm podzielonej płatności) zaczął obowiązywać 1 lipca 2018 r. Początkowo korzystanie z niego było dobrowolne i dopiero od 1 listopada 2019 r. stał się on obowiązkowy dla podmiotów gospodarczych w określonych sytuacjach. Z kolei najnowsze zmiany w tym zakresie obowiązują od 1 stycznia 2021 r.
Na czym polega mechanizm podzielonej płatności? Jest to nowy sposób opłacania faktury za usługi prawne. Polega on na tym, że nabywca towarów lub usług dokonuje rozliczenia, dzieląc płatność na dwie części:
- pierwsza część to kwota netto – trafia ona na Twoje konto (lub kancelarii),
- druga część to kwota VAT – ta kwota trafia na dedykowany (odrębny) rachunek bankowy.
Możliwości dysponowania środkami trafiającymi na wyodrębniony rachunek VAT są ograniczone – środków tych nie będziesz mógł przeznaczyć na dowolny cel. Opłacisz nimi jedynie zobowiązania publiczno-prawne, m.in. VAT, podatek dochodowy czy ZUS.
Kogo obowiązuje split payment? Mechanizm podzielonej płatności ma zastosowanie w przypadku transakcji B2B. To, kiedy będzie obowiązkowy, precyzuje ustawa o VAT (art. 108a ust. 1a) – split payment jest wymagany, gdy spełnione zostaną następujące warunki:
- kwota należności za dostarczone towary lub wykonane usługi przekracza 15 000 zł – może to być też równowartość tej kwoty wyrażona w walucie obcej,
- płatność odbywa się za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 ustawy o VAT,
- strony transakcji są podatnikami – nie ma przy tym znaczenia, czy nabywca jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym.
Obowiązkowy split payment przeszedł pewne modyfikacje w 2021 r. Różnica polega na tym, że z dniem 1 stycznia 2021 r. w ustawie o VAT została doprecyzowana kwota limitu.
Jak wdrożyć obsługę split payment w kancelarii?
Split payment w kancelarii to zagadnienie, które może Cię interesować, jeżeli masz w planach stworzenie własnej kancelarii prawnej. Jak wówczas przygotować się do split payment? Przede wszystkim będziesz potrzebował firmowego rachunku bankowego. Jest to istotne z kilku powodów:
- dla rachunku indywidualnego banki nie tworzą dedykowanego konta VAT,
- nabywca, który zastosuje mechanizm podzielonej płatności i wskaże numer rachunku indywidualnego, nie będzie mógł dokonać przelewu.
Aby nabywca mógł stosować mechanizm podzielonej płatności, a Ty bez kłopotu odebrać środki, powinieneś założyć rachunek firmowy. Silna konkurencja między bankami sprawia, że bez większego kłopotu znajdziesz tani (a nawet bezpłatny) rachunek bankowy. Konto VAT w rachunku firmowym jest wyodrębniane przez bank obowiązkowo i bezpłatnie.
Kwestia środków zgromadzonych na koncie VAT może się też skomplikować, jeżeli korzystasz z kilku rachunków firmowych. Co do zasady do każdego rachunku bank stworzy konto VAT. Trudności mogą wystąpić na etapie łączenia środków zgromadzonych na tych kontach. Najprościej zatem, aby od samego początku kancelaria miała tylko jeden rachunek firmowy.
Podzielona płatność ma chronić przed współpracą z oszustami podatkowymi. W praktyce jednak – o czym przeczytasz niżej – split payment może również negatywnie wpływać na Twoją płynność finansową. Jeżeli Twoja kancelaria obsługuje wyłącznie firmy, a współpraca trwa od dłuższego czasu, możesz porozumieć się w kwestii płatności, gdy kwoty na wystawianych fakturach są niższe niż 15 000 zł.
Jeżeli chcesz jeszcze sprawniej rozliczać się z kontrahentami, wykorzystaj też dedykowane oprogramowanie dla prawników, które pozwala na kontrolę czasu pracy.
Jak split payment wpływa na finanse kancelarii?
Jako prawnik – analogicznie jak inni przedsiębiorcy – możesz zastanawiać się, jak obowiązkowe stosowanie split payment wpłynie na finanse Twojej kancelarii. Początkowo, gdy zgodnie z założeniami ustawodawcy z konta VAT można było opłacać jedynie podatek VAT (do urzędu lub płacąc kontrahentom), przedsiębiorcy wskazywali, że mechanizm podzielonej płatności negatywnie oddziałuje na kondycję finansową ich firm. Ostatecznie przepisy złagodzono, a dziś katalog należności o charakterze publiczno-prawnym, na które można przeznaczyć środki zgromadzone na koncie VAT, jest szerszy. Nie oznacza to jednak, że problem już nie występuje.
Szczególnie dopiero rozpoczynające działalność kancelarie (podobnie jak inne krótko działające na rynku firmy) mogą mocno odczuwać brak możliwości wykorzystania środków znajdujących się na koncie VAT. Efektem może być konieczność wspierania się np. kredytem. Chociaż możesz zawsze wystąpić o przelanie środków z rachunku VAT na konto firmowe, to często podejmowanie takich prób jest nieopłacalne ze względu na długi czas oczekiwania na odpowiedź.
Wspomnieć trzeba też o możliwości obniżenia kwoty zobowiązania VAT – to zachęta, która została wprowadzona, aby zachęcić podatników do split payment. Jeżeli jako właściciel kancelarii prawnej dokonasz:
- wpłaty podatku VAT na rachunek bankowy urzędu skarbowego z konta VAT,
- płatności podatku VAT przed terminem,
to będziesz mógł liczyć na niewielką obniżkę VAT – maksymalnie 0,1 proc. kwoty VAT do zapłaty. W praktyce to niemal nieodczuwalna kwota. Z drugiej strony obniżenie kwoty VAT wiąże się z dodatkową pracą, w tym m.in. koniecznością szybkiego przygotowania deklaracji VAT.
Chociaż obowiązkowy split payment może negatywnie wpływać na płynność finansową kancelarii, to wskazać trzeba też na korzyści tego rozwiązania. Mowa tu o oddzieleniu środków, które stanowią Twój zarobek, od kwot, które docelowo będziesz musiał przekazać na rachunek bankowy urzędu skarbowego. Zwiększona przejrzystość w finansach jest doceniana przez wielu przedsiębiorców.
Dlaczego została wprowadzona podzielona płatność?
Split payment – podobnie jak wymiana kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na kasy online i wprowadzenie białej listy podatników VAT – ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zapobieganie karuzelom podatkowym. Prowadząc kancelarię prawną, będziesz nie tylko wystawiał faktury za usługi prawne, ale również otrzymywał je od swoich kontrahentów. Korzystając ze split payment, masz możliwość wykazania, że zastosowałeś należytą staranność.
Jakie korzyści płyną z korzystania z mechanizmu podzielonej płatności? Stosując split payment w kancelarii możesz m.in. zabezpieczyć się przed dodatkowym zobowiązaniem w VAT. Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy błędnie została wypełniona deklaracja VAT. Inną korzyścią jest prawo do odliczenia VAT z faktur zakupowych, gdy kontrahent okazał się nieuczciwy – w tym przypadku Ministerstwo Finansów wychodzi z założenia, że przedsiębiorca zachował należytą staranność.
Niestety, mimo zalet, obowiązkowy split payment ma też wady. Mowa tu m.in. o wspomnianej już blokadzie środków na koncie VAT. Nie będziesz mógł z nich dowolnie korzystać, a to z kolei może spowodować, że będziesz musiał wspomagać się środkami pochodzącymi choćby z kredytu – zwłaszcza na początkowym etapie prowadzenia kancelarii.
