Prowadzenie kancelarii to także zarządzanie jej budżetem. Część finansów pochłaniają spotkania z klientami – warto wiedzieć jak optymalizować ich koszty.
Jakie koszty dla kancelarii generują spotkania z klientami?
Spotkanie z klientem kancelarii stanowi jedną z najważniejszych części pracy prawnika. To podczas nich poznaje się historię, sprawę, podczas spotkań zachodzi najlepsza okazja do zadawania pytań, przygotowania klienta do rozprawy, ustalenia strategii. Kontakt twarzą w twarz pomaga nawiązać więź, zbudować obustronne zaufanie tak ważne dla powodzenia w postępowaniu.
Dlatego też, z takich spotkań zrezygnować nie można. Można natomiast przeanalizować jakie są koszty spotkania z klientem i zastanowić się nad tym jak je zoptymalizować.
Jakie są koszty generowane przez spotkania? Wszystko zależy od tego gdzie dane spotkanie się odbywa. Może tu chodzić o konieczność dojazdu do klienta, wynajmu sali konferencyjnej, jeśli spotykamy się w większej grupie. Zdarza się też, że spotkanie z klientem odbywa się poza kancelarią, na przykład w restauracji.
Kolejną kwestią są problemy z dopięciem terminów spotkań. Dopasowanie tej samej daty w kalendarzu, odpowiadającej wszystkim stronom bywa karkołomne. Kończy się to często koniecznością przekładania spotkań, albo angażowaniem kolejnego pracownika w tę samą sprawę – generowanym kosztem jest tu jego czas, który mógłby poświęcić innej sprawie. Pamiętajmy – w kancelarii nie pracuje się za darmo. W tym wypadku określenie „czas to pieniądz” zyskuje na znaczeniu.
Czy wydatki na spotkania z klientem można ująć w kosztach?
Czy można odliczyć koszty spotkania z klientem? W 2018 roku, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wypowiedział się na temat możliwości uznania wydatku poniesionego przez podatnika z koszt uzyskania przychodu. Żeby zastosować tę instytucję, muszą zostać spełnione określone warunki. Po pierwsze, koszt ten musi być poniesiony przez samego podatnika. Oznacza to, iż kosztów uzyskania przychodu nie będą stanowić te wydatki, które na działalność podatnika poniosły osoby inne niż on sam. Po drugie, wartość wydatku jest definitywna, a więc nie została zwrócona podatnikowi w żaden sposób. Po trzecie – koszt ten musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Oznacza to, że w kosztach można ująć wydatki na spotkania z klientem faktycznie dotyczące sprawy. Jeśli znamy klienta prywatnie i spotykamy się też z nim poza gruntem zawodowym – nie można oczywiście zastosować odliczenia od dochodu. Kolejnym warunkiem jest prawidłowa dokumentacja – mogą to być rachunki, faktury. Żeby wydatki na spotkania ująć w kosztach, muszą być też one poniesione w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub też – muszą wpływać na wielkość osiąganych przychodów. Warto zauważyć również, iż istnieje katalog wydatków wyłączonych, nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów – należą do nich koszty reprezentacji, w szczególności te poniesione na usługi gastronomiczne.
Jak optymalizować koszty spotkań z klientami w kancelarii prawnej?
Optymalizacja kosztów spotkania z klientem powinna zacząć się od analizy budżetu. Pozwoli nam to określić co faktycznie stanowi zbędny wydatek i co można by rozwiązać lepiej. Dobrym pomysłem jest inwestycja w oprogramowanie dla kancelarii prawnych, które sprawi, że praca w kancelarii będzie lepiej zorganizowana. Tego rodzaju usprawnienia mają na przykład specjalne kalendarze, stanowiące rozwiązanie konkurencyjne wobec innych dostępnych na rynku. Narzędzia wybierane przez prawników pozwalają nie tylko ustalić dogodne terminy, ale również powiązać je z konkretną sprawą, klientem. Dzięki temu, termin od razu przydzielany jest odpowiedniej, zajmującej się danym casem osobie. Mniej angażowania pracowników „w zastępstwie” to niższy koszt prowadzenia sprawy.
Oprogramowanie stanowi też świetne ułatwienie jeśli chodzi o zarządzanie wiadomościami e-mail w kancelarii. Program może sortować maile po sprawie lub po konkretnej osobie. Dzięki temu, cała korespondencja dotycząca danych akt dostępna jest w jednym miejscu. Znacznie łatwiej można w ten sposób wdrożyć kolejnego prawnika, mniej czasu zajmuje też bieżąca wymiana informacji z klientem. Warto przemyśleć, które informacje faktycznie wymagają spotkania (a więc – generowania kosztów), a które można przekazać nawet w zautomatyzowany sposób. Wiadomości powtarzalne, na przykład dotyczące faktur można spokojnie wysyłać korzystając z szablonów. Z klientem warto spotkać się osobiście, gdy mamy mu do przekazania złą wiadomość lub gdy zawiłość sprawy sprawia, że spotkanie jest bardziej efektywne niż zdalna komunikacja. Podobnie też, mając oprogramowanie zapewniające bezpieczeństwo w obiegu dokumentów, możemy kwestię wysyłki akt załatwić zdalnie.
Optymalizacja kosztów może polegać również na planowaniu wydatków na spotkania. Pomoże to uszczelnić finanse kancelarii i na bieżąco weryfikować kosztorys. Pomóc nam w tym może również oprogramowanie dla kancelarii prawnych. Koszt jego zakupu szybko zwróci nam się, gdy policzymy ile oszczędzamy na efektywnej, dobre zorganizowanej pracy. Wybierając oprogramowanie, szukajmy rozwiązań, które będzie można zintegrować z systemem dotychczas używanym w firmie (na przykład z obsługiwanym kalendarzem). Dzięki temu, wdrożenie usprawnień nie pochłonie tyle czasu i energii, żeby stracić na swojej opłacalności.
Ponieważ spotkania z klientem są niezwykle ważne dla współpracy z nim, istotą optymalizacji kosztów nie jest rezygnacja z nich, lecz wdrożenie lepszych rozwiązań tam, gdzie to możliwe. Zarządzanie kancelarią musi też uwzględniać takie zarządzanie jej budżetem, aby firma przynosiła zyski i dzięki temu – utrzymała się na rynku.