Ogólne rozporządzenie na temat ochrony danych UE (RODO) weszło w życie 25 maja 2018 roku. Określa ono sposób przechowywania, wykorzystywania i przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, że obywatele UE mają możliwość wpływania na to, kto i w jaki sposób może zarządzać ich danymi osobowymi. Zasady te dotyczą wszystkich organizacji pracujących z danymi osobowymi obywateli UE.
Administratorzy danych osobowych, którzy nie zastosują się do nowych przepisów, mogą zostać obciążeni karami sięgającymi 20 mln EUR lub karami równymi 4% rocznego obrotu. Warto też dodać, że w zależności od lokalnych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych mogą obowiązywać dodatkowe kary lub nawet odpowiedzialność osobista.
Kancelarie prawne zajmujące się sprawami cywilnymi i karnymi przechowują i przetwarzają wrażliwe informacje klientów. Informacje te są często związane z prawami i wolnością tych osób. Utrata takich informacji, zgodnie z rozporządzeniem RODO, musi zostać niezwłocznie zgłoszona klientowi, co oprócz kar może spowodować nieodwracalną szkodę dla reputacji danej kancelarii. Dlatego też bardzo ważne stają się scentralizowane rozwiązania do zarządzania danymi i odpowiednia ochrona danych osobowych. Dlatego bardzo ważne stają się scentralizowane rozwiązania do zarządzania danymi i odpowiednia ochrona danych osobowych. W tym artykule analizujemy, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania sprawami może pomóc firmom prawnym przestrzegać głównych wymagań wynikających z RODO.
Organizacja i bezpieczeństwo systemu
Wymaganie:
Organizacja musi zapewnić bezpieczne przechowywanie, przetwarzanie i przesyłanie danych osobowych. Bezpieczeństwo danych musi być integralną częścią procesów biznesowych. Procesy te muszą być stale monitorowane i ulepszane.
Oprogramowanie dla firm prawniczych Amberlo przechowuje wszystkie dane w centrum danych Amazon AWS. Centrum to odpowiada najwyższym standardom bezpieczeństwa i zapewnia aktywną ochronę przed naruszeniami bezpieczeństwa. Dane i kopie zapasowe przechowywane na serwerach Amberlo są szyfrowane i chronione przed nieautoryzowanym użyciem. Tylko administrator systemu ma częściowy dostęp do danych klientów. Najbardziej wrażliwe dane (takie jak hasła) są dodatkowo szyfrowane i dostępne tylko w przypadku klienta. Oprogramowanie Amberlo jest stale rozwijane i ulepszane. Procesy tworzenia, testowania i wdrażania oprogramowania są wysoce zautomatyzowane i zorganizowane w taki sposób, że programiści nie mają dostępu do danych klientów.
Ochrona danych osobistych
Wymaganie:
RODO wymaga, aby dane osobowe były dostępne tylko dla niektórych użytkowników i tylko w niezbędnym zakresie. Ponadto stosowane są różne wymagania w zależności od wrażliwości konkretnych danych.
Oprogramowanie dla firm prawniczych Amberlo umożliwia ustawienie indywidualnych praw dostępu do modułów i rekordów danych dla każdego użytkownika. W ten sposób gwarantujemy, że dane osobowe są dostępne tylko dla niektórych użytkowników i tylko w niezbędnym zakresie.
Naruszenia integralności danych
Wymaganie:
Zgodnie z RODO dowolna firma na całym świecie, w której dane osobowe mieszkańców UE zostały naruszone, jest zobowiązana do powiadomienia organów nadzorczych o tym fakcie w ciągu 72 godzin od wykrycia takiego naruszenia.
Narzędzia Amazon AWS oraz nasze interaktywne narzędzia do monitorowania systemu Amberlo rejestrują wszelkie próby włamania lub nielegalnego dostępu do systemu Amberlo i natychmiast powiadamiają administratora systemu. W przypadku naruszenia danych niezwłocznie informujemy o tym naszych klientów. Kancelarie prawne są informowane o czasie naruszenia, zakresie i danych, których dotyczy samo naruszenie. W ten sposób nasi klienci mogą niezwłocznie poinformować swoich klientów, co umożliwia spełnienie wymagań zawartych w rozporządzeniu RODO.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Wymaganie:
Organizacja musi uzyskać zgodę danej osoby na przetwarzanie jej danych osobowych. Zgoda ta musi jasno określać, które dane osobowe mogą być gromadzone, gdzie i jak będą przechowywane oraz to, do jakich celów będą wykorzystywane.
Oprogramowanie dla firm prawniczych Amberlo umożliwia przechowywanie i szybkie pobieranie wszystkich umów z klientami. Umowy te również muszą być zgodne z przepisami RODO. Podczas rejestracji klient wyraża zgodę na Regulamin i Politykę Prywatności Amberlo, określając w ten sposób, jakie dane osobowe przechowujemy i przetwarzamy. Amberlo przechowuje dane osobowe pracowników kancelarii prawnych korzystających z naszego systemu, w tym imiona, nazwiska oraz adresy e-mail. Informacje te wykorzystywane są w zakresie niezbędnym do tego, abyśmy mogli zapewnić nieprzerwane korzystanie z oprogramowania Amberlo jako usługi. Nie udostępniamy żadnych danych osobowych stronom trzecim.
Prawo dostępu
Wymaganie:
Na żądanie osoby fizycznej organizacja musi podać informacje na temat tego, jakimi danymi osobowymi zarządza, gdzie dane te są przechowywane i do jakich celów są wykorzystywane.
Na żądanie osoby fizycznej kancelaria może szybko znaleźć wszystkie dane osobowe przechowywane w Amberlo, wyeksportować je do formatu .xls i przekazać danemu użytkownikowi.
Prawo do bycia zapomnianym
Wymaganie:
Na żądanie osoby fizycznej organizacja musi zniszczyć wszystkie dane osobowe.
Amberlo daje możliwość szybkiego wyszukania i usunięcia danych osobowych przechowywanych w naszym systemie. Nasi klienci mogą w każdej chwili wypowiedzieć subskrypcję Amberlo i zażądać usunięcia wszystkich danych przechowywanych na koncie klienta.
Przenoszenie danych
Wymaganie:
Na żądanie osoby fizycznej organizacja musi dostarczyć dane osobowe w powszechnym formacie elektronicznym, tak aby osoba ta mogła przenieść swoje dane do innego administratora danych.
Amberlo umożliwia eksport wybranych danych do formatu .xls, aby można było je przenieść do innego administratora danych.
Co Twoja firma prawnicza musi zrobić, aby zachować zgodność z przepisami RODO?
- Utworzyć konto w Amberlo i zacząć bezpiecznie zarządzać danymi klienta w jednym miejscu. Zajmie to mniej niż 10 minut.
- Wyznaczyć inspektora ds. ochrony danych, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie przepisów RODO w Twojej kancelarii.
- Opisać procedury przechowywania, przetwarzania i zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Przechowywać te procedury w Amberlo, aby zagwarantować do nich łatwy dostęp.
- Utworzyć umowy z klientami w taki sposób, aby były one zgodne z przepisami RODO. Wszystkie umowy i zmiany należy przechowywać w Amberlo.
Jeśli nie przetestowałeś/-aś jeszcze Amberlo, kliknij tutaj, aby to zrobić.
Więcej informacji na temat Amberlo można znaleźć na stronie www.amberlo.io.
Zespół Amberlo
