Zmiany na rynku usług prawniczych
Na polskim rynku usług prawniczych od lat zachodzi wiele różnego rodzaju zmian związanych z nowymi technologiami. W branży pojawia się coraz więcej rozwiązań, które ułatwiają codzienne funkcjonowanie wielu kancelarii, a także pozwalają zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy. O czym dokładnie mowa? Wirtualna kancelaria – co to? Czym zajmuje się wirtualna kancelaria i jak ją założyć? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu bliżej!
Wirtualna kancelaria – co to?
Wirtualna kancelaria to najprościej tłumacząc przedsiębiorstwo prawnicze, które działa online, a jego pracownicy udzielają porad oraz kontaktują się ze swoimi klientami za pośrednictwem Internetu. Kancelaria online może być prowadzona wyłącznie przez adwokatów lub radców prawnych, a w niektórych przypadkach – przy większych podmiotach – może w niej zostać zatrudniony personel administracyjny, a także aplikanci.
Czym zajmuje się wirtualna kancelaria online?
Czym zajmuje się wirtualna kancelaria w praktyce? Przede wszystkim poradami prawnymi online, przygotowaniem opinii prawnych na zamówienie, sporządzaniem pism procesowych, oceną przesłanych przez klienta dokumentów, tworzeniem umów itp. Podstawowa różnica między kancelarią online a stacjonarną polega na tym, że prawnicy nie reprezentują interesów klienta w sądach i przed innymi instytucjami czy organami.
Jak założyć wirtualną kancelarię?
Wielu prawników zastanawia się na pewno, jak założyć wirtualną kancelarię? Jak się okazuje, w tym celu należy po prostu zarejestrować własną działalność gospodarczą, a następnie stworzyć stronę internetową lub skorzystać z gotowego systemu dla prawników, dzięki któremu możliwy będzie łatwy i bezpieczny kontakt z klientami.
Co musi posiadać wirtualna kancelaria?
Jak prowadzić wirtualną kancelarię? Wirtualna kancelaria oferta – to jeden z podstawowych elementów, które powinny znaleźć się w widocznym miejscu na stronie internetowej. Klient musi od samego początku wiedzieć, czego może spodziewać się jeśli chodzi o zakres usług kancelarii online. Ponadto, niezwykle pomocne okaże się z pewnością oprogramowanie dedykowane branży prawniczej, dzięki któremu będzie można gromadzić i przechowywać dane osobowe, kontakty i potrzebną przy prowadzonych sprawach dokumentację. Konieczne będzie również zaopatrzenie się w niezawodne narzędzie do korespondencji, które zapewni wysoki poziom szyfrowania, a sami prawnicy, jak i klienci nie będą musieli obawiać się, że jakieś informacje trafią do niepowołanych osób.
Wirtualna kancelaria – zalety i wady
Do niewątpliwych plusów prowadzenia wirtualnej kancelarii należy fakt, że można dzięki temu zaoszczędzić sporo środków finansowych. Przede wszystkim prawnicy nie muszą ponosić kosztów związanych z lokalem, służbowym samochodem czy też sprzętem biurowym. Dzięki temu, że nie ma konieczności dojazdu do stacjonarnego biura, mogą zyskać dodatkowy czas. Bardzo często atutem wirtualnej kancelarii jest to, że przepływ dokumentacji następuje o wiele szybciej niż w przypadku biur stacjonarnych. Wszystko odbywa się tutaj bowiem wygodną drogą elektroniczną, jest na bieżąco odnotowywane, a wiele procesów podlega automatyzacji, co znacznie odciąża pracowników kancelarii. Minusem kancelarii online jest przede wszystkim trudniejszy kontakt z klientem i brak możliwości reprezentowania go w sądzie, przez co ogranicza się liczbę osób, które zechcą skorzystać z usługi prawnika.
Wirtualna kancelaria – jakie oprogramowanie wybrać?
Oprogramowanie dla prawników to jedna z podstawowych kwestii jeśli chcemy myśleć o powołaniu do życia wirtualnej kancelarii. Najważniejszym aspektem jest to, aby wszelkie narzędzia były odpowiednio zabezpieczone jeśli chodzi o dane osobowe i dostęp do gromadzonych przez prawników informacji. Kolejnym czynnikiem, na który trzeba zwrócić uwagę, jest to, aby program dla prawnika był jak najbardziej funkcjonalny i integrował się z innymi potrzebnymi w codziennej pracy programami od Google i nie tylko. Dobrze dobrane oprogramowanie to takie, które wspomaga i automatyzuje działania prawników. Do przechowywania dokumentacji można użyć narzędzi w chmurze, ale nie należy zapominać też o programach, które pozwolą na komunikację wewnętrzną.
Czy warto założyć wirtualną kancelarię?
Każdy prawnik musi odpowiedzieć sobie na to pytanie indywidualnie, ponieważ wiele zależy od preferencji i osobistych oczekiwań. Wirtualna kancelaria jest z pewnością świetnym rozwiązaniem dla osób, które nie chcą ponosić kosztów wynajmu powierzchni biurowej, sprzętu, a także wynagrodzenia m.in. sekretarki. Jest więc to godna uwagi opcja, która w wielu okolicznościach może okazać się strzałem w dziesiątkę. Najlepszym wyjściem jest przetestowanie tego rozwiązania i samodzielne wyciągnięcie wniosków.
