W każdej kancelarii wystawianie faktur za usługi prawne to proces, który zajmuje zaskakująco dużo czasu. Wynika to z faktu, że najpierw każdy prawnik musi skrupulatnie policzyć swój czas poświęcony w danym miesiącu dla każdego z klientów, zrobić listę wykonanych zadań, zastosować przyjęte w umowie stawki, wystawić i wysłać fakturę, a potem upewnić się, że została ona terminowo opłacona. Z naszych wyliczeń wynika, że średnio każdemu prawnikowi zajmuje to od 1 do nawet kilku dni na miesiąc. Jak ten proces przyśpieszyć?
Budżetowanie i rozliczanie współpracy z klientem składa się z tak wielu powtarzalnych zadań, że z czasem są one wykonywane bez refleksji, jak jest to czasochłonne. Ponieważ mówimy o branży prawniczej, w której jak w żadnej innej czas to pieniądz, warto zacząć od policzenia ile miesięcznie zajmują nam te czynności.
Ile każdy z Twoich prawników spędza na zapisywaniu wykonanych zadań dla każdego z klientów?
To pierwsze pytanie, na które warto znaleźć odpowiedź, bo jest to z reguły najbardziej czasochłonna czynność w całym procesie. Każde zadanie należy wpisać do narzędzia rejestrującego czas pracy – bez względu na to, czy będzie to jakieś specjalistyczny program, zwykły Excel czy też po prostu notes.
Dodatkowo do każdej z zapisanych czynności należy zastosować odpowiednią stawkę uzgodnioną z klientem. Może się zdarzyć, że w obrębie jednego klienta będziemy mieli różne stawki za różne czynności, co nieco komplikuje i wydłuża sprawę.
Warto też zastanowić się nad tym, ile czasu kancelaria poświęca na zadania niepodlegające rozliczeniu z klientem, jak przygotowywanie i wysyłanie rachunków, a także inne czynności administracyjne. Taka wiedza pozwoli Ci uzyskać pełny obraz na temat tego, ile faktycznie czasu poświęcasz na obsługę klienta, w tym także zadania, których nie możesz potem uwzględnić na fakturze.
Ile czasu zajmuje Ci wystawienie faktur i wysłanie ich do klientów?
Nawet jeśli masz już wdrożone rozwiązanie do śledzenia czasu lub skrupulatnie zarządzasz czasem w arkuszu kalkulacyjnym, umieszczenie tych informacji na miesięcznych fakturach, a następnie sprawdzenie, czy są one zgodne z ich źródłem, jest kolejną czasochłonną czynnością. Jeśli rachunki te są drukowane i sprawdzane ręcznie, ich korekta przed wysłaniem klientowi zabiera personelowi jeszcze więcej czasu.
Zazwyczaj bez automatycznego systemu rozliczeniowego każdy rachunek musi być ręcznie utworzony w dokumencie programu Word. Wszystkie faktury wymagają unikatowych informacji o nazwie klienta, dacie, opisach zadań, obliczeniach podatków itp.. Wprowadzanie i obliczanie tych informacji jest bardzo czasochłonne i staje się coraz bardziej uciążliwe w miarę rozwoju firmy i przyjmowania większej liczby klientów.
Jeśli działasz na rynku od jakiegoś czasu, to zapewne korzystasz już z programu do wystawiania faktur online, co zdecydowanie przyśpiesza sam akt wystawianie faktur. Minusem tego rozwiązania jest jednak to, że działa on w oderwaniu od innych etapów całego procesu, co powoduje, że większość zapisanych w innych miejscach danych (np. zadań czy stawek), musisz wpisać w tym programie jeszcze raz.
Gdy wszystko zostanie sfinalizowane, ręczne wysłanie każdej faktury do odpowiedniego klienta – czy to za pośrednictwem poczty elektronicznej czy też tradycyjnej – znowu pochłania nasz cenny czasu.
Ile czasu poświęcasz na monitorowanie i ewidencjonowanie płatności za faktury?
Każdą fakturę należy przekazać księgowości. Trzeba też sprawdzać czy któryś z klientów nie zalega z płatnościami. Jeśli tak, to należy się upomnieć o tą płatność. Ile te czynności zajmują Ci miesięcznie? Czy jeśli zsumujesz czas, jaki spędzasz na wszystkie wymienione powyżej czynności, wyjdzie Ci około 8 godzin na miesiąc lub więcej? A teraz pomyśl, że musisz to pomnożyć przez 12 miesięcy i wszystkich zatrudnionych w swojej kancelarii prawników. Wychodzi liczba, nad którą optymalizacją warto się zastanowić.
Wystawianie faktur za usługi prawne z Amberlo
W tej optymalizacji z pewnością może pomóc specjalistyczne oprogramowanie dla prawników z funkcją kompleksowej obsługi procesu wystawiania faktur, jak Amberlo. Program ten umożliwia stworzenie bardziej wydajnego i dokładnego systemu rejestrowania czasu pracy, obliczania rachunków, nakładania niezbędnych opłat, sprawdzania i zatwierdzania faktur, wysyłania ich do klientów oraz przetwarzania płatności.
Jedną z zalet Amberlo jest możliwość śledzenia czasu bezpośrednio w systemie, uruchamiając stoper lub rejestrując zdarzenia w pracy w ciągu dnia. Można to robić na komputerze lub telefonie komórkowym. Śledzenia całej swojej pracy bezpośrednio w oprogramowaniu rozliczeniowym powoduje, że nie musisz wprowadzać i obliczać każdej indywidualnej faktury — oprogramowanie robi to za Ciebie! Jednym kliknięciem możesz wygenerować rachunki z całego nierozliczonego czasu zarejestrowanego w Amberlo. Ten proces zajmuje dosłownie kilka sekund.
Potem każda faktura może zostać przejrzana i skorygowana zgodnie z potrzebami przez prawnika, partnera ds. rozliczeń lub osobę odpowiedzialną za danego klienta — ponownie bezpośrednio w systemie. Po zakończeniu tej czynności wszystkie faktury firmy można wysłać jednym kliknięciem.
Cały ten proces wygląda następująco:
- Każdy prawnik w kancelarii rejestruje swój czas pracy w oprogramowaniu Amberlo albo podczas wykonywania poszczególnych zadań, albo na koniec każdego dnia. I muszą myśleć o stawkach za poszczególne zadania, które zostały uzgodnione z klientem, bo wszystkie informacje są już zapisane przy tym kliencie/umowie, a system automatycznie je przypisuje do odpowiednich zadań.
- Kiedy przyjdzie czas na rozliczenie każdego klienta, Amberlo umieści cały czas rozliczeniowy (możesz również sporządzić raport czasu niepodlegającego rozliczeniu tylko dla uzyskania takiej informacji) na spersonalizowanych fakturach, które będą miały odpowiednie nazwy klientów, adresy, numery i daty wystawienia. Faktura oczywiście może też mieć logo Twojej firmy lub inne elementy jej brandingu.
- Niektórzy prawnicy następnie przeglądają każdy rachunek, aby upewnić się, że wszystkie wpisy dotyczące czasu pracy są dokładne i kompletne. Wszelkie wprowadzone przez nich zmiany zostaną odzwierciedlone na oryginalnej liście wpisów czasu i powiązanych spraw, aby zapewnić spójne prowadzenie dokumentacji w całym systemie.
- W dowolnym momencie możesz pobrać listę zatwierdzonych faktur i wysłać je zbiorczo pocztą elektroniczną do odpowiednich klientów.
Integracja z GUS i raporty JPK FA
Cały czas staramy się także, aby proces wystawiania faktur w Amberlo jeszcze bardziej optymalizować. Z tego powodu od niedawna Amberlo umożliwia pobieranie danych klientów i podwykonawców z rejestru GUS. Dzięki temu, wystarczy wpisać numer NIP, REGON lub KRS, a system automatycznie wypełni pola na karcie kontaktu. Jest to także dodatkowe zabezpieczenie przed możliwymi pomyłkami – zawsze masz pewność, że dane zostały wprowadzone poprawnie. Dzięki automatyzacji tych działań możesz obniżyć koszty obsługi.
Wszyscy nasi polscy klienci mogą teraz generować raporty JPK_FA. Jeśli więc wystawiasz faktury w Amberlo, możesz szybko wygenerować raport i pobrać informacje o fakturach w formacie raportu JPK – wystarczy nacisnąć przycisk i dodać niezbędne dane.
Więcej o tym, jak wygląda obsługa procesu wystawiania faktur w Amberlo, jest dostępne tutaj. Warto też pamiętać, że jest to tylko jedna z funkcji dostępnych w naszym programie.
Dodatkowe informacje o funkcj/ach dla kancelarii prawnych dostępnych w naszym oprogramowaniu można znaleźć tutaj. Program można za darmo wypróbować tutaj.
