Czy wiesz, że każdy prawnik przeciętnie marnuje tygodniowo około 4,3 godziny na szukanie potrzebnych mu w danym momencie dokumentów? Straty czasu wynikające ze złego zarządzania dokumentacją w kancelariach przekładają się na konkretne koszty. Według badań, mogą one sięgać nawet 11 tys. USD rocznie! Dlatego profesjonalne oprogramowanie do przechowywania i zarządzania dokumentami prawnymi jest jedną z najważniejszych technologii, w które powinna zainwestować firma prawnicza.
Oparte na chmurze rozwiązanie Amberlo do zarządzania aktami i dokumentami prawnymi pomaga kancelariom zachować porządek. Umożliwia szybsze odnalezienie dokumentów oraz zwiększa bezpieczeństwo poufnych i wrażliwych informacji zarówno dla klienta, jak i firmy.
Jak sprawne zarządzanie dokumentacją może poprawić produktywność kancelarii?
Uporządkowanie dokumentacji prawnej i przechowywanie jej w jednym miejscu wpływa na usprawnienie pracy w kancelariach na trzy sposoby. Po pierwsze – zwiększa się wydajność pracowników, którzy mogą zrobić więcej w ciągu dnia. Po drugie, oszczędza to cenny czas prawników, którzy mogą się skupić na zadaniach dla klientów. I wreszcie po trzecie, zmniejsza się liczba błędów, które pojawiają się, gdy zarządzanie dokumentami odbywa się ręcznie lub przy użyciu przestarzałego oprogramowania.
Dodatkowo firmy działające w ekosystemie Microsoft mogą łatwo zintegrować swoje archiwum dokumentów w systemie SharePoint z platformą Amberlo. W ten sposób mogą one jeszcze bardziej usprawnić swoje procesy biznesowe i zwiększyć produktywność pracowników. Taka integracja umożliwia kancelariom bezpieczne zarządzanie ogromną ilością dokumentacji. Poprawia również współpracę i umożliwia elastyczną pracę z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.
Większa wydajność
Bycie wydajnym oznacza wykonywanie swoich obowiązków szybko, skutecznie i bez marnotrawstwa czasu. Wydajność jest ograniczana na wiele sposobów. Powszechne nieefektywności w miejscu pracy obejmują poniżej wyliczone działania.
- Wielokrotne wykonywanie powtarzalnych czynności. Jeśli robisz tą samą czynność każdego dania, to warto pomyśleć o tym, jak można ją zautomatyzować.
- Straty czasu na poszukiwanie dokumentów w sytuacji, gdy ich przechowywanie nie jest scentralizowane. Specjalistyczny program prawniczy do przechowywania i zarządzania dokumentami rozwiązuje ten problem zapewniając błyskawiczny dostęp do informacji o każdym kliencie. Obejmuje to wszystkie punkty kontaktu, które ktokolwiek z kancelarii miał kiedykolwiek z tym klientem lub sprawą.
- Projekty bez „właściciela” mogą szybko zagubić się w nieefektywnym systemie, prowadząc do potencjalnej utraty dochodów.
Korzystając z funkcji przechowywania i zarządzania dokumentami prawnymi, a także z modułu do zarządzania sprawami w oprogramowaniu Amberlo, firmy prawnicze wspierają lepszą pracę zespołową przez poprawę współpracy, komunikacji i dostęp do dokumentów. To z kolei zapewnia klientom szybszą obsługę i interakcje.
Zaoszczędzony czas
Spędzanie godzin na szukaniu odpowiedniego dokumentu do konkretnej sprawy to ogromna strata czasu. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, kiedy używasz przestarzałego oprogramowania, które nie jest ze sobą zintegrowane i nie umożliwia płynnego przełączania się między programami. Nowoczesne programy, jak Amberlo, bez problemu sobie z tym radzą i mogą scentralizować przechowywanie dokumentów prawnych w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
W takim cyfrowym archiwum będzie automatycznie dokumentowana historia tego, kto co zrobił i kiedy na danym dokumencie. Dzięki temu wszyscy pracownicy kancelarii mają dostęp do tych samych informacji, z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Zwiększa to produktywność w całej firmie prawniczej.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi oszczędza też czas przez możliwość dodawania różnego rodzaju tagów i metadanych do przechowywanych dokumentów. Zapewniają one, że w każdym dokumencie można znaleźć nawet najdrobniejsze szczegóły. Jednocześnie wszystkie najbardziej powtarzalne czynności, jak np. nazywanie plików, zostają zautomatyzowane.
Zmniejszenie liczby błędów
Błędy w dokumentach prawnych mogą mieć ogromne negatywne konsekwencje dla reputacji firmy i jej relacji z klientami. W najgorszym przypadku może to nawet prowadzić do pozwu o nadużycie.
Amberlo ogranicza ryzyko pojawienia się takich błędów w dokumentach. Dzięki zarządzaniu wszystkimi informacjami dotyczącymi spraw w jednym miejscu, powtarzalne dane są automatycznie wprowadzane w dokumentach wszędzie tam, gdzie są potrzebne. Zapobiega to np. różnej pisowni nazwisk czy błędom w adresach.
To oczywiście drobne sprawy i meritum dokumentu jest gdzie indziej. Ale pracownicy kancelarii nie muszą już tracić czasu na upewnienie się, że te „technikalia” są poprawne, i mogą się skupić na dobrym przygotowaniu merytorycznej części dokumentów.
Wnioski
Wyobraź sobie, że możesz przechowywać, edytować i synchronizować wszystkie dokumenty prawne na jednej platformie. Dzięki temu Twoi pracownicy będą pracowali efektywniej, szybciej, a liczba błędów w dokumentach zostanie drastycznie ograniczona. Witamy w świecie nowoczesnych technologii prawnych!
Jeśli chcesz wypróbować oprogramowanie do zarządzania dokumentacją prawną Amberlo, stwórz swoje darmowe konto na naszej platformie teraz.