Zarządzanie zmianą w kancelarii prawnej może dotyczyć zarówno wprowadzania drobnych usprawnień w wewnętrznych procesach, jak i bardzo poważnych modyfikacji w różnych obszarach funkcjonowania firmy. Szczególnym rodzajem zmiany są wdrożenia nowego oprogramowania. Według badań, kancelarie najczęściej decydują się na nie, aby poprawić efektywność pracy adwokatów, obniżyć koszty działania, a także usprawnić przepływ prac. W sposób naturalny tego typu projekty wywołują wiele obaw prawników, którymi można jednak zarządzać podchodząc do wdrożenia w usystematyzowany sposób.
Jak silna jest niechęć prawników do wprowadzania ulepszeń technologicznych pokazało m.in. badanie Future Ready Lawyer Survey 2020. Ponad połowa jego uczestników przyznała, że największą barierą we wdrażaniu nowych technologii w ich firmach jest trudność w zarządzaniu zmianą i niechęć kadry zarządzającej do innowacji. Jak zatem osoby odpowiedzialne za wprowadzanie zmian w obszarze technologii mogą sobie z tym wyzwaniem poradzić?
Czym jest zarządzanie zmianą?
Zarządzanie zmianą jest dobrze opisanym w literaturze fachowej procesem, którego celem jest wprowadzenie w sposób trwały usprawnień w jakimś obszarze funkcjonowania firmy. Działania w ramach tego procesu mają z reguły charakter indywidualny, dopasowany do rodzaju wdrażanej zmiany oraz potrzeb i wymogów firmy. Cały proces zarządzania zmianą można podzielić na 4 etapy:
- analiza sytuacji obecnej,
- planowanie działań potrzebnych do wprowadzenia zmiany,
- wdrożenie zmiany w celu ułatwienia przeprojektowania funkcji, systemów lub procesów,
- ocena wyników.
Poniżej zaprezentowaliśmy szersze omówienie poszczególnych etapów tego procesu w odniesieniu do zmian związanych z nowymi technologiami, eksponując w szczególności kluczowe aspekty tego procesu, od których w największym stopniu zależy sukces projektu. Nasze opracowanie w znacznym stopniu oparliśmy o artykuł „Introduction to Change Management in Legal Operations” opublikowany w serwisie BloombergLaw.com.
Jak kancelaria powinna przygotować się do wprowadzenia zmiany oprogramowania
Przygotowując się do wprowadzenia zmiany oprogramowania każda kancelaria powinna najpierw dokonać realistycznej oceny sytuacji obecnej w zakresie wykorzystywanych narzędzi technologicznych, a także gotowości i zdolności kancelarii prawnej do wprowadzenia usprawnień. Podczas projektowania strategii zarządzania zmianą oprogramowania osoba odpowiedzialna za ten projekt powinna wziąć pod uwagę następujące fakty:
- procesy i narzędzia technologiczne wykorzystywane w kancelariach cały czas ewoluują,
- prawnicy zatrudnieni w kancelarii muszą uczestniczyć w zmianie i być częścią procesu,
- ramy wprowadzania zmiany muszą być zoperacjonalizowane i monitorowane.
W procesie analizy sytuacji obecnej i planowania należy także zadać sobie następujące pytania:
- Jaki kierunek lub wynik wprowadzenia zmiany oprogramowania jest pożądany i możliwy do zrealizowania?
- Jakie wyzwania i ograniczenia należy uwzględnić?
- Jakie priorytety należy zastosować?
- Jakie zasoby są dostępne?
Etap analizy i planowania powinien się skończyć wyraźną wizją tego, co chcemy osiągnąć po wprowadzeniu zmiany oprogramowania, przydzieleniem czasu na zmianę, a także zaplanowaniem konkretnych działań. Należy także uzyskać od osób decyzyjnych w kancelarii niezbędne wsparcie dla przyjętych planów, w tym środków na realizację działań. Należy także pamiętać, że w procesie wprowadzania zmian mogą się pojawić nieoczekiwane trudności, co będzie wymagało nieszablonowego myślenia, cierpliwości oraz chęci do radzenia sobie z wyzwaniami.
Zaangażowanie, odpowiedzialność i ocena
Jednym z najważniejszych czynników, które decydują o powodzeniu projektu związanego ze zmianą oprogramowania, jest zaangażowanie w ten proces wszystkich prawników zatrudnionych w kancelarii. Musi to się opierać się na współpracy wszystkich osób, których zmiana dotknie. Bez ich informacji zwrotnych, uczestnictwa i odpowiedzialności za zmianę trudno będzie o sukces projektu.
Współpracę najlepiej prowadzić przez otwartą komunikację, której celem jest wyjaśnienie dlaczego zmiana jest potrzebna i jakie korzyści z niej płyną. Danie pracownikom kancelarii szansy na przetworzenie informacji i zadawanie pytań ma duży wpływ na zarządzanie wszelkimi obawami i prowadzi do akceptacji zmiany.
Ważne jest także, aby w okresie wprowadzania zmiany były szczegółowo poplanowane działania i wskazane osoby odpowiedzialne za realizację tych planów. Spisanie rezultatów i terminów jest najlepszym sposobem, aby upewnić się, że strony mają jasność co do tego, kto jest za co odpowiedzialny i kiedy należy podjąć dane czynności.
Dodatkowo niezwykle ważne jest, aby już po wdrożeniu zmiany oprogramowania monitorować efekty. Jest to niezbędne do tego, aby potem dokonać racjonalnej oceny wprowadzonej zmiany i wyciągnąć wnioski, co można zrobić, aby ją ulepszyć.
Czy zmiana oprogramowania naprawdę jest tak trudna?
To zależy. Z jednej strony nowoczesne systemy informatyczne z chmury, jak np. Amberlo, można uruchomić i skonfigurować zaledwie w kilka minut. Z drugiej strony takie narzędzia mają w kompleksowy sposób wspomagać wiele obszarów funkcjonowania kancelarii, jak np. zarządzanie obsługiwanymi sprawami, kontaktami, dokumentami, pracą grupową, a także rejestrowanie i rozliczanie godzin pracy. A to już wymaga przestawienia się na pracę z tym oprogramowaniem wszystkich prawników zatrudnionych w kancelarii, co może być wyzwaniem i lepiej zastosować usystematyzowane podejście do zarządzania zmianą niż działać ad hoc.
Dużym ułatwieniem dla osób odpowiedzialnych za zmianę oprogramowania – w przypadku wdrożeń oprogramowania Amberlo – będzie wizja końcowych korzyści i ocena rezultatów. Według szacunków
Amberlo, oszczędności wynikające z informatyzacji zadań przez nasz program umożliwiają ponad 1000% zwrotu z inwestycji w ciągu zaledwie jednego roku. Zwrot z inwestycji jest zauważalny już od drugiego miesiąca, a potem rośnie z każdym kolejnym, bo klienci płacą jedynie miesięczny abonament. Te mierniki z powodzeniem można wpisać do własnego planu zarządzania zmianą w rubryce: „Oczekiwane rezultaty”, a potem sprawdzać ich realizację.
Dodatkowe informacje o funkcj/ach dla kancelarii prawnych dostępnych w naszym oprogramowaniu można znaleźć tutaj. Program można za darmo wypróbować tutaj.
