Zmiana oprogramowania to zawsze trudna decyzja. Jest rzeczą naturalną, że pracownicy kancelarii przyzwyczajają się do systemu, z którego korzystają od lat i są niechętni nowościom. Jednocześnie jednak brak zmiany oznacza świadomą rezygnację z wielu korzyści, jakie wiążą się z wdrożeniem nowej aplikacji. Sprowadzają się one do tego, że pewne rzeczy przy jej pomocy można po prostu zrobić szybciej, taniej i lepiej niż korzystając ze starego programu. Kiedy zatem podejmować decyzje o zmianie? Pomocne w rozwiązaniu tego dylematu, jest sporządzenie listy korzyści i ryzyk związanych z rozważanym projektem.
Oprogramowanie, z którego korzystamy, nie zawsze jest rozwijane tak szybko, jako powinno być, co powoduje, że z czasem to, co było nowoczesne, staje się przestarzałe i nie ma wielu użytecznych funkcji. Za przykład dla tej tezy niech posłuży program dla prawników Sprawy24. Debiutował on na rynku w 2014 roku i był pierwszym na polskim rynku całkowicie opartym o chmurę specjalistycznym oprogramowaniem dla kancelarii prawnych. Jednak niedawno jego twórcy podjęli decyzję o połączeniu z Amberlo uzasadniając to następujący sposób:
„Oprogramowanie Amberlo dysponuje obecnie funkcjami, które planowaliśmy stworzyć także w Sprawy24, ale wymagałoby to od nas bardzo dużych inwestycji i zajęłoby lata. Stąd decyzja, że najlepszym wyjściem dla nas i naszych klientów będzie połączenie z Amberlo. Wszyscy dotychczasowi klienci Sprawy24 – bez ponoszenia dodatkowych kosztów, zachowując ciągłość i dostępność usług oraz danych zebranych w naszej aplikacji – zostaną przeniesieni na platformę Amberlo” – powiedział Łukasz Smacki, Prezes Zarządu w Sprawy24.pl.
Gdyby nie decyzja Sprawy24, wiele kancelarii nadal korzystałoby z tego oprogramowania jeszcze przez długi czas pomimo tego, że nawet w opinii jego twórców, nie miało ono wielu opcji, które w nowocześniejszych systemach stały się standardem. To godny pochwały przykład myślenia przede wszystkim o interesie klientów, ale nie jest to praktyka powszechna na rynku. Dlatego nie warto czekać na tego typu zachowanie ze strony naszego dostawcy oprogramowania, tylko samodzielnie zastanowić się, czy to już pora na zmianę.
Korzyści ze zmiany oprogramowania
Istnieje szereg korzyści ze zmiany oprogramowania w kancelarii prawnej, o których warto pamiętać. Najważniejsze z nich zostały pokrótce omówione poniżej.
Niższe koszty użytkowania nowego oprogramowania
Koszt utrzymania starszego oprogramowania będzie tylko rósł. Dzieje się tak, ponieważ im starsze oprogramowanie, tym trudniej jest znaleźć specjalistów, którzy naprawią problemy z nim związane. A problemy z pewnością się pojawią, co wynika z zastosowania starszych technologii w procesie jego tworzenia. Nowe oprogramowanie, a szczególnie te oferowane w modelu SaaS (Software as a Service), usuwa te problemy i ogranicza koszty serwisowania do miesięcznej opłaty. Taki model powoduje także, że praktycznie w ogóle nie odczuwamy kosztów wdrożenia.
Nowe funkcje przekładające się na większą wydajność
Nowoczesne specjalistyczne oprogramowanie dla kancelarii prawnych ułatwia kompleksowe zarządzanie firmą, w tym obsługiwanymi sprawami, kontaktami, dokumentami, pracą grupową, a także rejestrowanie i rozliczanie godzin pracy. Wedle naszych wyliczeń, oszczędności wynikające z informatyzacji tych zadań umożliwiają ponad 1000 proc. zwrotu z inwestycji w ciągu zaledwie jednego roku. Warto sprawdzić, jakich funkcji brakuje Twojemu obecnemu programowi w porównaniu do tego, co oferują najnowocześniejsze rozwiązania na rynku.
Lepsza współpraca z innym oprogramowaniem
Według badań, podstawą stosu technologicznego w firmach prawniczych jest platforma Microsoft. Przykładowo – 68% kancelarii prawnych korzysta z aplikacji Microsoft Teams do czatu, współpracy oraz spotkań online, a 53% korzysta z Microsoft 365 jako ich aplikacji pocztowej. W 2022 roku odsetek użytkowników Microsoft 365 ma wzrosnąć do 76%. Nowoczesne narzędzia, takie jak Amberlo, są w pełni kompatybilne z oprogramowaniem Microsoft. Można np. połączyć swoje konto SharePoint i uzyskać dostęp do dokumentów klienckich i spraw przechowywanych w Microsoft SharePoint bezpośrednio z aplikacji. Z kolei podłączenie skrzynki pocztowej umożliwia łatwy dostęp do komunikacji e-mailowej z klientami i jej przypisywanie do określonych spraw. Czy Twój obecny program to potrafi?
Poprawa bezpieczeństwa
Nowe oprogramowania oznacza także poprawę bezpieczeństwa, co w przypadku kancelarii prawnych ma ogromne znaczenie. Wynika to z faktu, że wraz z rozwojem technologii rozwija się również kreatywność cyberprzestępców, a w starszych systemach nie zawsze na bieżąco są wprowadzane konieczne uaktualnienia adresujące najnowsze ujawniane zagrożenia. Dlatego inwestując w nowe oprogramowanie, firmy inwestują również w najnowsze technologie ochrony przed złośliwym oprogramowaniem, hakerami i wirusami.
Ryzyka związane ze zmianą oprogramowania
Przejście na nowy system wiąże się także kilkoma ryzykami, o których również warto pamiętać przed podjęciem decyzji o zmianie oprogramowania.
Nowe oprogramowanie nie zawsze jest wdrażane płynnie
Z jednej strony nowoczesne systemy informatyczne z chmury można skonfigurować zaledwie w kilka minut. Z drugiej strony takie narzędzia mają też zostać zintegrowane z całym środowiskiem informatycznym wykorzystywanym w kancelarii. Jest wiele punktów, gdzie mogą pojawić się jakieś błędy i problemy – co może wynikać np. z używania przez kancelarię starszej wersji bazy danych czy niekompatybilności nowego programy z jakąś starą technologią wykorzystywaną w firmie. Wszystkie takie problemy można łatwo usunąć, ale należy mieć świadomość, że na początku mogą się pojawić.
Czas potrzebny na przestawienie się na nowy program
Kiedy kancelaria decyduje się na wdrożenie nowego oprogramowania, musi poświęcić czas na przeszkolenie swoich pracowników nie tylko w zakresie korzystania z nowego systemu, ale także odnośnie powiązanych zmian w procesach biznesowych. W zależności od poziomu zmian może to stanowić znaczną inwestycję w pomyślną realizację projektu. Chociaż nowe oprogramowanie generalnie niesie za sobą obietnicę poprawy wydajności i zmniejszenia kosztów, osiągnięcie tego celu może zająć trochę czasu.
Koszt nowego oprogramowania
Jak już wspominaliśmy, nowe oprogramowanie, a szczególnie to oferowane w modelu SaaS (Software as a Service), ogranicza koszty do miesięcznej opłaty. Może się jednak zdarzyć, że ta opłata będzie wyższa niż obecna, jeśli planujemy zmianę oprogramowania, które również użytkujemy w modelu abonamentowy. Warto wtedy pamiętać, że im coś jest nowsze i oferuje większą ilością użytecznych funkcji, tym z reguły jest droższe. Jednocześnie jednak warto też przeanalizować czy te wyższe koszty są naprawdę uzasadnione.
Większość z wymienionych ryzyk związanych ze zmianą oprogramowania można ograniczyć przez odpowiednie zarządzanie zmianą. O tym, jak to należy robić, możecie przeczytać tutaj. Zachęcamy także do zapoznania się wpisem omawiającym, na co zwrócić uwagę wybierając specjalistyczne oprogramowanie dla kancelarii prawnej.
Dodatkowe informacje o funkcj/ach dla kancelarii prawnych dostępnych w naszym oprogramowaniu można znaleźć tutaj. Program można za darmo wypróbować tutaj.
