Bycie zasypanym papierkową robotą nie jest niczym nowym dla prawników. Umowy, faktury, dokumenty prawne – ta lista nie ma końca! Tak obszerna lista dokumentów może powodować brak organizacji i liczne problemy. Z tego powodu coraz więcej kancelarii zaczyna funkcjonować bez papieru.
Przejście na system archiwizacji cyfrowej może pomóc Tobie i Twojej firmie zwiększyć produktywność i wydajność oraz usprawnić organizację. Zostanie e-prawnikiem może też pomóc przyciągnąć klientów troszczących się o środowisko i potroić Twoje zyski. Chociaż te korzyści mogą wydawać się intrygujące i zachęcające, możesz nadal zastanawiać się, czy naprawdę warto zastąpić tradycyjne praktyki na rzecz nowoczesnego systemu elektronicznego? Czas zagłębić się w ten temat.
3 powody, dla których warto już dziś dołączyć do kancelarii prawnych, które zrezygnowały z korzystania z papieru
Tak naprawdę zostanie kancelarią, która nie używa papieru nie jest szybką zmianą. Jednak wysiłek, jaki trzeba włożyć w ten proces sprawi, że wkrótce otrzymasz szereg korzyści wynikający z tej zmiany. Początkowo proces transformacji może być trudny, ale dzięki niemu zyskasz możliwość korzystania z wydajnego systemu archiwizacji w swojej firmie. System ten będzie ponadto miał pozytywny wpływ na środowisko.
Jeśli nadal zastanawiasz się, czy warto nie stosować papieru, koniecznie zwróć uwagę na korzyści opisane poniżej.
Zmniejszenie kosztów
Czy przeznaczasz dużą część swojego budżetu na materiały biurowe? Bez względu na to, jak dużymi zapasami dysponujesz, zawsze wydaje się, że papier, długopisy i zszywacze znikają w mgnieniu oka. Niestety materiały biurowe są kosztownym przedsięwzięciem, a każda kartka papieru, której używasz, zwiększa Twoje wydatki.
Zaletą pracy z platformami cyfrowymi jest to, że możesz znacznie obniżyć koszty. Według Record Nations, przeciętny pracownik biurowy zużywa 10 000 arkuszy papieru każdego roku, z czego 45% zadrukowanego papieru trafia do kosza na koniec dnia. Innymi słowy, dosłownie wyrzucasz swoje pieniądze do kosza. Dzięki systemowi bez papieru wydatki te zostaną znacznie zmniejszone.
Bezpieczeństwo danych
Zgodność i bezpieczeństwo danych to ogromny czynnik wpływający na sukces firmy prawniczej. Chociaż papier od wieków jest skutecznym nośnikiem informacji, nie jest najbezpieczniejszą i najbardziej niezawodną formą ochrony danych. Rezygnacja z papieru i korzystanie z platform cyfrowych oznacza, że dane z Twojej firmy będą automatycznie szyfrowane i chronione przed hakerami. Twoi klienci będą mogli mieć pewność, że dobro ich poufnych informacji jest Twoim najwyższym priorytetem.
Łatwość współpracy
Praca zdalna może pozostać z nami przez jakiś czas. W związku z tym stworzenie dobrego środowiska do pracy w domu jest kluczem, aby uzyskać status e-prawnika. Zamiast biegać do biura, aby pobrać niezbędny plik, możesz natychmiast uzyskać dostęp do danego pliku za pośrednictwem systemu internetowego stworzonego dla Twojej firmy i klientów. Ponadto wielu użytkowników może uzyskać dostęp do dokumentów w tym samym czasie, co gwarantuje, że praca zespołowa w Twojej firmie nie ucierpi niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy biurze.
Jak stać się e-prawnikiem:
Biorąc pod uwagę wszystkie zmiany, przed którymi stoją tradycyjne środowiska pracy w obecnych czasach, cyfryzacja działalności firmowej ma kluczowe znaczenie, o ile chcesz odnieść sukces w 2021 roku. Oto kilka kroków, które możesz wykonać, aby Twój biznes nadal się rozwijał.
-
Zbuduj mapę działań na przyszłość
Stworzenie mapy działań na przyszłość pomoże Ci ustalić, które pliki należy przenieść w pierwszej kolejności. Zobaczysz też, jak rozłożyć cały ten proces w czasie. Planowanie podczas trwania okresu przejściowego pomoże bez wątpienia niwelować potencjalny chaos.
-
Wybierz oprogramowanie z systemem archiwizacji dla swojej kancelarii
Wybrana platforma powinna spełniać wszystkie wymagania Twojej firmy i ostatecznie pomóc Ci zwiększyć produktywność. Jeśli zastanawiasz się, na czym należy się skupić w przypadku wyboru oprogramowania dla firmy prawniczej, przeczytaj ten wpis na naszym blogu.
-
Wprowadź swój zespół w nowe realia
Zaangażowanie Twojego zespołu jest niezbędne, aby sprawić, że papier w Twojej kancelarii będzie tylko przeszłością. Przeprowadź szkolenie w zakresie nowego oprogramowania, daj swoim pracownikom okazję do wyrażania opinii i bądź pobłażliwy w trakcie trwania okresu przejściowego.
-
Opracuj przepływ pracy bez korzystania z papieru
Posiadanie nowego zestawu procesów i systemów zapewni przejrzystość podczas korzystania z cyfrowego biura. W razie wątpliwości Twoi pracownicy będą mogli odnieść się do nowo opracowanego przepływu pracy.
-
Regularnie twórz kopie zapasowe danych
Zawsze, gdy pracujesz z danymi cyfrowymi, musisz pamiętać o tym, aby regularnie tworzyć ich kopie zapasowe. Jeśli jednak zdecydujesz się pracować z oprogramowaniem w chmurze, proces ten będzie odbywał się automatycznie.
Wybór odpowiedniego systemu archiwizacji dla Twojej firmy prawniczej
Funkcjonowanie w obecnej erze cyfrowej nie musi być stresującym procesem dla Twojej firmy. Wystarczy, że wybierzesz system archiwizacji, który będzie łatwy w obsłudze i niezwykle intuicyjny oraz dostosowany do potrzeb Twojego biura. Proces transformacji będzie wtedy niezwykle bezproblemowy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak Amberlo może pomóc Twojej firmie przejść na tryb pracy bez papieru, skontaktuj się z nami.
