![\"Co](\"https:\/\/www.amberlo.io\/wp-content\/uploads\/2022\/05\/Co-to-jest-chmura_Amberlo-blog-image-1.png\")
<\/p>\nMigracja do chmury to szansa na zwi\u0119kszenie efektywno\u015bci i popraw\u0119 bezpiecze\u0144stwa firmy. Dobrze rozumiej\u0105 to tak\u017ce kancelarie prawne na ca\u0142ym \u015bwiecie. Ju\u017c prawie jedna czwarta z nich korzysta z oprogramowania w chmurze, a 41% planuje przej\u015bcie na ni\u0105, je\u015bli tylko programy, z kt\u00f3rych obecnie korzystaj\u0105, zostan\u0105 przystosowane przez ich producenta do dzia\u0142ania w ten spos\u00f3b. Zaledwie 7% kancelarii nie czuje si\u0119 jeszcze komfortowo korzystaj\u0105c z rozwi\u0105za\u0144 opartych na chmurze \u2013 wynika z niedawnych bada\u0144 organizacji International Legal Technology Association (ILTA). Popularno\u015b\u0107 rozwi\u0105za\u0144 chmurowych wynika z szeregu korzy\u015bci, kt\u00f3re one oferuj\u0105 w por\u00f3wnaniu do tradycyjnych rozwi\u0105za\u0144.<\/p>\n
<\/p>\n
Chmura to\u00a0zestaw zdalnie hostowanych i obs\u0142ugiwanych zasob\u00f3w – serwer\u00f3w, urz\u0105dze\u0144 sieciowych i zabezpieczaj\u0105cych, a tak\u017ce r\u00f3\u017cnego rodzaju aplikacji. Ta infrastruktura jest w\u0142asno\u015bci\u0105 dostawc\u00f3w chmury, takich jak Amazon (chmura tej firmy nosi nazw\u0119 AWS), Microsoft (oferuj\u0105cy chmur\u0119 Azure), czy Google (Google Cloud), kt\u00f3rzy obs\u0142uguj\u0105 ca\u0142y ten sprz\u0119t i zapewniaj\u0105 jego bezpiecze\u0144stwo. Udost\u0119pniaj\u0105 oni tak\u017ce szereg aplikacji, kt\u00f3re u\u0142atwiaj\u0105 r\u00f3\u017cnego rodzaju czynno\u015bci, a tak\u017ce daj\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 zewn\u0119trznym producentom oprogramowania, aby tworzy\u0107 aplikacje dzia\u0142aj\u0105ce na ich infrastrukturze.<\/p>\n
Pracuj\u0105c w chmurze, oprogramowanie i pliki s\u0105 dost\u0119pne przez internet. Nie s\u0105 zainstalowane na komputerze i dost\u0119p do nich mog\u0105 mie\u0107 wszyscy upowa\u017cnieni wsp\u00f3\u0142pracownicy. \u017beby wprowadzi\u0107 edycj\u0119, u\u017cytkownicy nie musz\u0105 przesy\u0142a\u0107 pliku mailem i zapisywa\u0107 jego now\u0105 wersj\u0119. Wszystko to dzieje si\u0119 automatycznie w chmurze, a zamiast pi\u0119ciu wersji pliku po poprawkach jest jedna, z zapisan\u0105 histori\u0105 edycji.<\/p>\n
Z kolei pracuj\u0105c poza chmur\u0105, nasze oprogramowania, na przyk\u0142ad edytor tekstu, jest zainstalowany na komputerze. Plik znajduje si\u0119 na urz\u0105dzeniu i dost\u0119p do niego ma tylko w\u0142a\u015bciciel. \u017beby udost\u0119pni\u0107 plik wsp\u00f3\u0142pracownikowi, nale\u017cy mu go przes\u0142a\u0107, na przyk\u0142ad za po\u015brednictwem maila.<\/p>\n
<\/p>\n
Kancelaria prawna oparta na chmurze to taka, kt\u00f3ra wykorzystuje technologi\u0119 chmury do prowadzenia kluczowych element\u00f3w swojej dzia\u0142alno\u015bci, takich jak: zarz\u0105dzanie praktyk\u0105, ksi\u0119gowo\u015b\u0107, biuro i poczta elektroniczna, zarz\u0105dzanie dokumentami, wsp\u00f3\u0142praca wewn\u0105trz kancelarii.<\/p>\n
Z przej\u015bciem na chmur\u0119 wi\u0105\u017ce si\u0119 szereg korzy\u015bci, co obejmuje:<\/p>\n
![\"A](\"https:\/\/www.amberlo.io\/wp-content\/uploads\/2022\/05\/A-cloud-based-law-firm-management_Amberlo-blog-image.png\")
<\/p>\n
Transformacja kancelarii do chmury w spos\u00f3b naturalny wywo\u0142uje wiele obaw prawnik\u00f3w przed zmian\u0105, kt\u00f3rymi mo\u017cna jednak zarz\u0105dza\u0107 podchodz\u0105c do wdro\u017cenia w usystematyzowany spos\u00f3b. Wdra\u017caj\u0105c oprogramowanie oparte o chmur\u0119 mo\u017cna dla przyk\u0142adu zastosowa\u0107 metod\u0119 pi\u0119ciu krok\u00f3w om\u00f3wion\u0105 poni\u017cej.<\/p>\n
#1 Zrozumienie warto\u015bci biznesowej<\/p>\n
To faza, w kt\u00f3rej nale\u017cy u\u015bwiadomi\u0107 wszystkim decydentom w kancelarii korzy\u015bci biznesowe z przej\u015bcia na chmur\u0119. Dla przyk\u0142adu – licencje na oprogramowanie w chmurze kosztuj\u0105 0 z\u0142. U\u017cytkownik p\u0142aci jedynie za us\u0142ugi, kt\u00f3re obejmuj\u0105: obs\u0142ug\u0119 i konserwacj\u0119 serwer\u00f3w, zapewnienie bezpiecze\u0144stwa, opracowywanie i konserwacj\u0119 oprogramowania, wspieranie pracownik\u00f3w w razie pyta\u0144 lub potrzeby szkolenia.<\/p>\n
Warto tak\u017ce w tym pierwszym kroku okre\u015bli\u0107 kluczowe problemy i sposoby, w jaki oprogramowanie z chmury b\u0119dzie je rozwi\u0105zywa\u0107. Mo\u017ce to dotyczy\u0107 np. procesu wystawiania faktur. Policzmy, ile zajmuje rejestrowanie czasu pracy dla klient\u00f3w kancelarii i fakturowanie, co obejmuje wystawianie i wysy\u0142k\u0119 faktur, a tak\u017ce monitorowania statusu p\u0142atno\u015bci. Nast\u0119pnie przyjmijmy precyzyjne KPI, \u017ceby zrozumie\u0107 zwrot z inwestycji. Mo\u017ce to obejmowa\u0107 takie pozycje, jak np. zmniejszenie liczby czasu po\u015bwi\u0119conego na ca\u0142y proces o 20% czy skr\u00f3cenie czasu p\u0142atno\u015bci do 10 dni.<\/p>\n
#2 – Planowanie<\/p>\n
Na tym etapie nale\u017cy wyznaczy\u0107 osob\u0119 odpowiedzialn\u0105 za migracj\u0119 i proces wdro\u017cenia, a tak\u017ce sporz\u0105dzi\u0107 list\u0119 oprogramowania u\u017cywanego w kancelarii i okre\u015bli\u0107 priorytety. Nale\u017cy te\u017c ustali\u0107 jasne kluczowe wska\u017anik\u00f3w wydajno\u015bci (KPI) w oparciu o bie\u017c\u0105ce problemy i cele biznesowe. Jest to tak\u017ce czas na okre\u015blenie kr\u00f3tkiej listy dostawc\u00f3w interesuj\u0105cego nas oprogramowania z chmury, co powinno poprzedzi\u0107 wypr\u00f3bowanie wszystkich rozwi\u0105za\u0144. Nale\u017cy tak\u017ce oszacowa\u0107 koszty migracji i warto\u015bci biznesowej, utworzy\u0107 plan migracji danych, wdro\u017cenia systemu oraz szkole\u0144 pracownik\u00f3w.<\/p>\n
#3 – Wyb\u00f3r odpowiedniego dostawcy oprogramowania<\/p>\n
Ka\u017cdy sprzedawca i ka\u017cde rozwi\u0105zanie jest inne. Warto wybra\u0107 to, co najbardziej odpowiada naszej firmie bior\u0105c przy tym pod uwag\u0119 takie kryteria, jak: \u0142atwo\u015b\u0107 korzystania z oprogramowania, zgodno\u015b\u0107 z przepisami (lokalne przepisy, RODO), lokalizacj\u0119 oprogramowania (lokalny j\u0119zyk, lokalne zasady rozliczania, lokalne integracje), bezpiecze\u0144stwo (certyfikaty, polityki bezpiecze\u0144stwa), wiarygodno\u015b\u0107 dostawcy (liczba klient\u00f3w, wielko\u015b\u0107 zespo\u0142u, lata dzia\u0142alno\u015bci, przejrzysto\u015b\u0107, ubezpieczenie od odpowiedzialno\u015bci cywilnej), referencje dostawcy, a tak\u017ce wsparcie, jakie zapewnia przy migracji danych i codziennym u\u017cytkowaniu.<\/p>\n
#4 – Przezwyci\u0119\u017canie oporu przed przyj\u0119ciem oprogramowania<\/p>\n
Nale\u017cy upewni\u0107 si\u0119, \u017ce zmiana jest wprowadzana przez osob\u0119, kt\u00f3rej zesp\u00f3\u0142 ufa, a tak\u017ce jasno komunikowa\u0107, dlaczego zmiana ma znaczenie. Warto tak\u017ce zaanga\u017cowa\u0107 zesp\u00f3\u0142 ju\u017c na etapie pr\u00f3b, zadba\u0107 o realistyczne ramy czasowe na wdro\u017cenie, zapewni\u0107 wystarczaj\u0105c\u0105 liczby szkole\u0144 i wsparcia dla nowego oprogramowania oraz upewni\u0107 si\u0119, \u017ce pracownicy nie b\u0119d\u0105 musieli pracowa\u0107 jednocze\u015bnie z nowym i starym oprogramowaniem. Dobrze by by\u0142o, aby zwi\u0119kszona efektywno\u015b\u0107 dzi\u0119ki nowemu oprogramowaniu prze\u0142o\u017cy\u0142a si\u0119 tak\u017ce na osobiste wynagrodzenie ka\u017cdego z pracownik\u00f3w.<\/p>\n
#5 – Rozwi\u0105zywanie problem\u00f3w zwi\u0105zanych z ryzykiem<\/p>\n
Aby ograniczy\u0107 ryzyka zwi\u0105zane z wdro\u017ceniem, warto tak\u017ce upewni\u0107 si\u0119, \u017ce nasz dostawca ma certyfikat ISO27001 lub podobny, a tak\u017ce ubezpieczenie od odpowiedzialno\u015bci cywilnej z tytu\u0142u wykonywania zawodu. Warto tak\u017ce dopyta\u0107, gdzie przechowywane s\u0105 dane i kopie zapasowe oraz w jaki spos\u00f3b dostawca wdra\u017ca bezpiecze\u0144stwo danych i ochron\u0119 prywatno\u015bci w fazie projektowania.<\/p>\n
Niezwykle wa\u017cne dla powodzenia ca\u0142ego projektu jest tak\u017ce uzyskanie wsparcia od kluczowych decydent\u00f3w dla naszego wdro\u017cenia i wyb\u00f3r dobrego dostawcy, kt\u00f3ry wesprze nas w przypadku ewentualnych problem\u00f3w. Dzi\u0119ki dobremu planowaniu wdro\u017cenie oprogramowania z chmury powinno nam zaj\u0105\u0107 od jednego do dw\u00f3ch tygodni, a potem cieszy\u0107 si\u0119 korzy\u015bciami zwi\u0105zanymi z chmura przez lata.<\/p>\n
Jednym z najpopularniejszych dostawc\u00f3w opartego o chmur\u0119 oprogramowania dla kancelarii prawnych jest firma Amberlo<\/span>. Jej system jest obecnie u\u017cywany przez kilka tysi\u0119cy r\u00f3\u017cnej wielko\u015bci kancelarii na ca\u0142ym \u015bwiecie, u\u0142atwiaj\u0105c im kompleksowe zarz\u0105dzanie firm\u0105, w tym obs\u0142ugiwanymi sprawami<\/span><\/a>,<\/span> kontaktami<\/span><\/a>, dokumentami<\/a>,<\/span> prac\u0105 grupow\u0105, a tak\u017ce rejestrowanie i<\/span> rozliczanie godzin pracy<\/span><\/a>. W tym artykule dzielimy si\u0119 naszym do\u015bwiadczeniem wynikaj\u0105cym ze wspierania kancelarii prawnych w migracji do chmury, prezentuj\u0105c kluczowe korzy\u015bci i wyzwania zwi\u0105zane z tego typu projektami.<\/p>\n