Oprogramowanie dla prawników powinno harmonijnie wspomagać ich pracę i współgrać z innymi już wykorzystywanymi w kancelariach programami, najczęściej od Microsoft. Coraz wyraźniejszy wśród przedstawicieli branży jest także zwrot do rozwiązań działających w chmurze – to główne wnioski z najnowszych badań organizacji International Legal Technology Association (ILTA).
W tegorocznym badaniu ILTA wzięło udział 460 kancelarii, w tym 134 firmy zatrudniające 50 lub mniej prawników oraz 34 firmy z ponad 700 prawnikami, co daje łącznie 250 tys. użytkowników reprezentowanych w badaniu.
Jak pokazują wyniki badania ILTA 2021, „rewolucja”, które to słowo lubi używać tak wielu producentów oprogramowania, to dla firm prawniczych ostatnia rzecz, jakiej oczekują oni od technologii. Prawnicy po prostu chcą, aby wykorzystywane przez nich programy robiły to, do czego zostały przeznaczone i jak najmniej zakłócały rzeczywistą pracę kancelarii.
Oprogramowanie Microsoft podstawą w kancelariach prawnych
Badania wyraźnie pokazują, że firmy prawnicze chcą, aby podstawą ich stosu technologicznego była platforma Microsoft, co wynika głównie z faktu, że już teraz oprogramowanie tego producenta jest najbardziej rozpowszechnione w branży. Przykładowo – 68% kancelarii prawnych korzysta z aplikacji Microsoft Teams do czatu, współpracy oraz spotkań online, a 53% korzysta z Microsoft 365 jako ich aplikacji pocztowej. W 2022 roku odsetek użytkowników Microsoft 365 ma wzrosnąć do 76%.
Uwagę w badaniu ILTA zwracają też wyniki dot. zasad zarządzania bezpieczeństwem podczas korzystania z Microsoft Teams. W większości kancelarii prawnych są one bardzo słabo rozwinięte i rzadko obejmują takie procedury, jak np. wprowadzanie ograniczeń dot. dodawania gości do spotkań, wymuszanie konwencji w nazewnictwie, czy egzekwowanie stosowania przez pracowników kancelarii zabezpieczeń.
Na przykład szyfrowanie za pomocą usługi Azure Information Protection jest stosowane w przypadku wielu większych kancelarii, ale już małe firmy prawnicze bardzo rzadko korzystają z tego narzędzia. Prawie połowa dużych firm prawniczych używa także usługi Cloud Access Security Broker (CASB) do zabezpieczania zespołów. Dla małych firm ten odsetek wynosi nieco mniej niż 10%. Ponad połowa firm umożliwia konfigurowanie aplikacji Teams do współpracy z klientami, ale w większości przypadków odbywa się to bez jakichkolwiek procedur związanych z zabezpieczeniem takich spotkań.
Pandemia przyśpieszyła cyfrowa transformację branży prawniczej
Jak zauważa ILTA, pandemia koronawirusa i związana z nią praca z domu znacznie przyśpieszyła cyfrową transformację w firmach prawniczych. Świadczą o tym choćby odpowiedzi na pytania o wykorzystanie:
- oprogramowania do wystawiania faktur online (bez ich drukowania) – wskazane przez ponad 60% firm prawniczych,
- narzędzi Robotic Process Automation (RPA) do automatyzacji powtarzalnych czynności – 18% kancelarii już je ma lub też planuje wdrożyć w najbliższej przyszłości,
- chatbotów do obsługi prostych zapytań od klientów – w tym przypadku tempo wdrażania jest nieco wolniejsze, bo już je ma lub planuje je uruchomić w bliskiej przyszłości 14% firm prawniczych,
- rozwiązań opartych na chmurze – prawie jedna czwarta respondentów odpowiedziała, że korzysta z oprogramowania głównie w chmurze, a 41% stwierdziło, że przechodzi na chmurę przy każdym uaktualnieniu do chmury wykorzystywanych z firmie aplikacji. Zaledwie 7% firm biorących udział w badaniu stwierdziło, że nie czuje się jeszcze komfortowo korzystając z rozwiązań opartych na chmurze.
Skalę migracji do chmury przez branżę prawniczą dobrze pokazuje poniższa tabela z wartościami, o jakie wzrosło wykorzystanie przez kancelarie różnego typu chmurowych aplikacji w 2021 roku.
Dostosowany do potrzeb prawników jak Amberlo
Badania potrzeb firm prawniczych w obszarze technologii, jak ILTA Technology Survey 2021, od samego początku były i będą dla nas drogowskazem, w jakim kierunku rozwijać nasze oprogramowanie dla prawników Amberlo. Dlatego trendy ujawnione w najnowszym badaniu ILTA – jak przywiązanie do oprogramowania Microsoft, coraz większa popularność rozwiązań do fakturowania online czy migracji do rozwiązań chmurowych – nie są dla nas zaskoczeniem. We wszystkich tych obszarach Amberlo jest w pełni dostosowane od oczekiwań branży prawniczej.
Integracja z oprogramowaniem Microsoft
Amberlo zapewnia bezproblemową integrację z platformą Microsoft 365. Możesz np. połączyć swoje konto SharePoint i uzyskać dostęp do dokumentów klienckich i spraw przechowywanych w Microsoft SharePoint bezpośrednio z aplikacji Amberlo. Z kolei podłączenie skrzynki pocztowej umożliwia łatwy dostęp do komunikacji e-mailowej z klientami i jej przypisywanie do określonych spraw, co ułatwia wyszukiwanie informacji i rejestrowanie czasu pracy. Użytkownicy mogą również komunikować się ze swoimi klientami bez wychodzenia z Amberlo. Dodatkowo połączenie kalendarza Outlooka umożliwia dwukierunkową synchronizację wydarzeń, które są organizowane w ramach klientów i spraw.
Obsługa procesu fakturowania online
Amberlo jest jednym z nielicznych systemów dla prawników, który zawiera w sobie funkcję kompleksowej obsługi procesu wystawiania faktur. Program umożliwia stworzenie bardziej wydajnego i dokładnego systemu rejestrowania czasu pracy, obliczania rachunków, nakładania niezbędnych opłat, sprawdzania i zatwierdzania faktur, wysyłania ich do klientów oraz przetwarzania płatności. Więcej o możliwościach Amberlo w tym obszarze możecie znaleźć tutaj.
Oparcie o chmurę
Amberlo jest program całkowicie opartym o chmurę, co oznacza, że nie musisz martwić się o kwestię związane z utrzymaniem i uaktualnianiem oprogramowania. Wszystko to dzieje się automatycznie. Chmura zwiększa także bezpieczeństwo, bo nawet jeśli cyberprzestępca dostanie się do sieci wewnętrznej Twojej firmy, to nie znajdzie w niej nic wartościowego, bo wszystkie ważne dane są przechowywane w chmurze, która jest chroniona w sposób nieporównywalny z tym, jak byłbyś w stanie to zrobić samodzielnie. Warto też pamiętać, że po migracji do chmury natychmiast zaczynasz dzielić się odpowiedzialnością za ochronę danych z dostawcą chmury, co oznacza, że poniesiesz mniejszą szkodę w przypadku naruszenia danych.
Więcej informacji o korzyściach z wykorzystania oprogramowania dla prawników opartego o chmurę, jak Amberlo, znajdziesz tutaj.
Dodatkowe informacje o funkcj/ach dla kancelarii prawnych dostępnych w naszym oprogramowaniu można znaleźć tutaj. Program można za darmo wypróbować tutaj.
