W obecnych czasach podstawą przy prowadzeniu większości biznesów jest wspomaganie się odpowiednimi narzędziami elektronicznymi, które ułatwiają pracę, a także pozwalają na płynne zarządzania procesami w firmie. W branży prawniczej coraz więcej kancelarii decyduje się na wdrożenie u siebie systemu CRM. Na czym polega to rozwiązanie i dlaczego warto je przetestować także u siebie? Czy jest ono w pełni bezpieczne jeśli chodzi o ochronę danych? Podpowiadamy!
CRM dla kancelarii – co to? Dlaczego kancelaria powinna posiadać system CRM?
Oprogramowanie dla prawników to w tej chwili nie tyle jedno z przydatnych narzędzi online, co wręcz konieczność, jeśli chce się myśleć o prawidłowym funkcjonowaniu kancelarii. Na rynku istnieje jednak tak wiele systemów zarządzania pracą, że warto poznać kryteria, jakimi należy się kierować przy wyborze jednego z nich. W przypadku CRM w branży prawniczej nie warto bowiem eksperymentować, lecz postawić na sprawdzone i zaufane rozwiązania.
Czym jest system CRM dla kancelarii?
CRM prawniczy to nic innego jak system elektroniczny, który służy przede wszystkim do zarządzania relacjami z klientami, ale coraz częściej także do kontaktu między współpracownikami. CRM dla kancelarii są co do zasady adresowane zarówno do mniejszych, jak i większych podmiotów, a ich głównym celem jest maksymalizacja efektywności prowadzonych dla klientów działań przy możliwie jak największej automatyzacji i zmniejszeniu kosztów obsługi. Ogromną zaletą CRM jest możliwość skonfigurowania go w taki sposób, aby każdy prawnik, który posiada dostęp do informacji, mógł po nie sięgnąć w każdym miejscu i o każdym czasie. Z CRM można bowiem korzystać na różnego typu urządzeniach, a więc nie tylko na służbowych komputerach w siedzibie kancelarii. Pozwala to na uzyskanie przez prawników o wiele większej elastyczności jeśli chodzi o czas pracy i efektywność przy realizacji codziennych obowiązków.
Dlaczego warto korzystać z systemu CRM dla kancelarii?
CRM dla kancelarii prawnej sprawdzi się niezależnie od tego, jak wielu klientów obsługuje dany podmiot. W wielu przypadkach bez sprawnie działającego systemu informatycznego relacje między kancelarią a klientami mogą stać na o wiele niższym poziomie i nie być do końca usystematyzowane. Dzięki CRM można zbudować silną nić porozumienia, która przełoży się na korzystne wyniki. System CRM dla kancelarii pozwala na gromadzenie w jednym miejscu wszystkich danych oraz informacji dotyczących każdego z klientów. Można do nich dotrzeć w zaledwie kilka minut, co często przy standardowej papierowej dokumentacji bywało zadaniem nie do wykonania. Narzędzie to minimalizuje ryzyko popełnienia błędu lub pominięcia jakiegoś spotkania, co w dłuższej perspektywie wpływa korzystnie na wizerunek całej kancelarii, a co najmniej nie nadwyręża zaufania do niej ze strony klientów. Ponadto, klienci mają poczucie, że trafili w dobre ręce oraz są obsługiwani przez profesjonalistów. CRM można dostosować do własnych potrzeb i korzystać tylko z tych funkcji, które są akurat niezbędne do pracy. Narzędzie to przydaje się jeśli mówimy o indywidualnej obsługi danego klienta, jak i pracy zespołowej nad większym projektem.
Jakie funkcjonalności powinien posiadać system CRM dla kancelarii?
CRM dla kancelarii powinien przede wszystkim niewielkim kosztem maksymalizować zyski i ułatwiać pracę, dlatego do najważniejszych funkcji, jakie musi posiadać, można zaliczyć dostęp do centralnej bazy kontaktów, kalendarzy i listy zadań poszczególnych prawników, raportów dotyczących aktywności pracowników i ich współpracy z każdym z klientów. W systemie odnotowywana jest każda zmiana, a także zachowane zostają między innymi konwersacje z klientami, dlatego w każdej chwili można wrócić do omówienia jakiejś poruszonej kwestii. Ponadto, CRM pozwala na gromadzenie licznej dokumentacji, a dotarcie do zawartej w nich informacji jest prostsze niż kiedykolwiek. Jest więc to innowacyjne rozwiązanie na miarę obecnych czasów, gdzie praca stacjonarna, nawet w przypadku tak konserwatywnej branży prawniczej, jest powoli zamieniana na pracę zdalną i pełną mobilność.
Kancelaria prawna CRM a ochrona informacji
Jak poprawić bezpieczeństwo strony www kancelarii? Czy też bezpieczeństwo danych w firmach prawniczych na przykładzie wdrożenia systemu CRM – to tylko kilka kwestii, które są często poruszane w kontekście bezpieczeństwa danych. Nie ma co kryć, że co rusz dochodzi do ataków hakerskich i wykradania informacji z nawet najlepiej zabezpieczonych serwerów. Hakerzy znajdują luki w systemie i z premedytacją to wykorzystują. Czy zatem zastosowanie w kancelarii prawnej, które przecież gromadzi często poufne i drażliwe informacje, jest rozsądnym wyjściem? Na ile realna jest utrata kontroli nad nimi? Jak się okazuje, wybierając odpowiedni system CRM ryzyko takie istnieje, ale jest ograniczone do minimum. Większość systemów posiada stosowne certyfikaty bezpieczeństwa, szyfruje dane w czasi rzeczywistym, a w razie podejrzenia włamania stosuje się odpowiednie procedury. Dostęp do systemu CRM mają zawsze wyłącznie określone osoby, a każde logowanie czy nieprawidłowość w tym zakresie jest odnotowywana.
